Ein Cashflow-System ist ein Managementsystem, das es einem Administrator oder Manager ermöglicht, den Cashflow genau zu überwachen und sicherzustellen, dass er angemessen ist. Während Unternehmen Geld verdienen, indem sie Produkte oder Dienstleistungen kaufen und verkaufen, ist das Geld, das eingeht, oft sehr wichtig. Kunden müssen möglicherweise nur ab und zu zahlen, aber Rechnungen und Gehaltsabrechnungen müssen möglicherweise bezahlt werden, bevor diese Zahlungen eingehen.
Für kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern mag die Verwaltung eines Cashflow-Systems eine einfache Sache sein, aber wenn das Unternehmen zu wachsen beginnt, kann es schnell schwieriger werden. Die Mitarbeiter sind auf das Geld angewiesen, das ihnen bezahlt wird, und wenn es nicht da ist, weil es für die Gehaltsabrechnung nicht ausreicht, wird dies nicht nur die Arbeitsmoral beeinträchtigen, sondern kann zu einer hohen Fluktuation führen. Rechnungen, die nicht bezahlt werden können, können Lieferanten an der Lieferung hindern. Selbst wenn das Geschäftsmodell solide ist, könnte das Unternehmen in ernsthaften Schwierigkeiten geraten, wenn der Cashflow ein Problem darstellt.
Ein gutes Cashflow-System wird all diese Aspekte berücksichtigen und dabei besonders auf Forderungen, dem Unternehmen geschuldete Gelder und Kreditoren, Gelder, die das Unternehmen jemand anderem schuldet, z. B. einem Lieferanten oder Versorgungsunternehmen, achten. Die Gehaltsabrechnung kann auch unter die Debitorenbuchhaltung fallen, aber dieser Teil des Geschäfts ist normalerweise externen Konten gewidmet. Möglicherweise gibt es eine Möglichkeit, diese Konten zu verwalten, wie z. B. die Umstrukturierung von Abrechnungszyklen, damit das Unternehmen einen stetigeren Zu- und Abfluss erhält.
Auch der Umgang mit Bargeld ist wichtig. Es ist eine gängige Strategie, dieses Geld als vorübergehende Maßnahme zum Bezahlen von Rechnungen aufzusparen, bis es wieder aufgefüllt werden kann. Dies wird oft als Reservefonds bezeichnet und wird verwendet, bis der Cashflow ihn wieder auffüllen kann, und verhält sich ähnlich wie ein Reservoir in einem Wassersystem. Das Geld kann auf einem verzinslichen Konto gehalten werden, um dem Unternehmen auch nur ein kleines Residualeinkommen zu verschaffen. Der Reservefonds ist kein Notfallkonto, sondern ein Teil des Systems.
Diejenigen, die Schwierigkeiten haben, selbst ein angemessenes Cashflow-System zu entwickeln, haben verschiedene Möglichkeiten. Eine Cashflow-Analyse, die von einem Unternehmensfinanzberater durchgeführt wird, könnte helfen, ein auf ein Unternehmen zugeschnittenes System einzurichten. Es gibt auch Software, die einige dieser Aufgaben bewältigen kann, obwohl dies häufig erfordert, dass der Benutzer über einige Kenntnisse im Umgang mit dem Cashflow verfügt.