Ein Cateringvertrag ist ein Formular, das zwischen einem Mieter und einem Cateringunternehmen unterzeichnet wird. Es enthält in der Regel detaillierte Informationen darüber, welche Speisen und Getränke serviert werden, sowie den Zeitpunkt der Veranstaltung und wie lange Speisen und Getränke zur Verfügung stehen. In der Regel sind auch Währungsvereinbarungen festgelegt.
Bei der Vertragsgestaltung arbeiten in der Regel beide Parteien zusammen. Viele Verträge werden von einer Partei geschrieben und von einer anderen unterzeichnet, während ein Catering-Vertrag weitgehend eine gemeinsame Vereinbarung des Anbieters ist, eine Veranstaltung oder Versammlung mit den gewünschten Dienstleistungen zu erbringen. Im Vertrag festgelegt sind Funktionsdetails wie Art der Veranstaltung, Veranstaltungsort, Datum, Uhrzeit und sonstige relevante Informationen.
Der Vertrag enthält oft detaillierte Informationen darüber, was serviert werden soll, von Vorspeisen und Hauptgerichten bis hin zu Suppen, Salaten und Desserts. Es wird auch angegeben, ob das Essen im Sitzen oder in Buffetform serviert wird und ob der Caterer Tabletts mit Speisen bereitstellt, die in der Menge zirkulieren.
Das Cateringunternehmen kann für die Veranstaltung Alkohol und Getränke sowie Speisen bereitstellen oder nicht. Häufig werden konkrete Getränkewünsche sowie die Menge an Flaschen, Dosen oder Behältern angegeben. Darüber hinaus können andere Misch- oder Korkgebühren anfallen, und das Unternehmen kann einen Barkeeper liefern oder nicht. Sofern der Caterer die Getränke nicht bereitstellt, kann dies auch im Cateringvertrag angegeben werden.
Der Catering-Vertrag umfasst neben den Speisen auch die Kosten, die der Veranstalter zu zahlen bereit ist; Dies ist normalerweise pro Kopf. Die Kosten für einige frische Artikel werden schwanken, und viele Caterer erlauben ihren Kunden, einen zu zahlenden Höchstpreis anzugeben, mit der Bitte um Rücksprache, wenn der Preis darüber liegt. Im Gegenzug erhält der Caterer oft eine allgemeine, wenn nicht genaue Personenzahl, wie viele Personen bedient werden. Abhängig von der Art des Caterers können Informationen über den bereitgestellten Tischservice sowie das bereitzustellende Besteck, Teller, Tischdecken und andere physische Gegenstände enthalten sein.
Ein Catering-Vertrag enthält im Allgemeinen einige wichtige Informationsstandards, unabhängig davon, wie der Rest des Vertrags aussieht. In der Regel sind Stornoinformationen enthalten, aus denen hervorgeht, wie lange vor der Veranstaltung der Mieter vom Vertrag zurücktreten muss und welche Vertragsstrafen anfallen, sowie die letzten Terminänderungen in allen Bereichen des Speisen- und Getränkeservice. Viele Caterer verlangen eine Anzahlung mit einer genauen Angabe, was noch geschuldet ist und wie lange der Mieter den Restbetrag bezahlen muss. Viele Catering-Verträge haben auch eine eingebaute Klausel, die festlegt, was mit den zusätzlichen Speisen und Getränken passiert und was zu tun ist, wenn die Veranstaltung länger dauert als geplant oder mehr Gäste teilnehmen.