Ein E-Mail-Haftungsausschluss ist eine Erklärung, die am Ende einer E-Mail hinzugefügt wird, um die Verantwortung eines Unternehmens im Falle eines Problems oder eines Rechtsstreits einzuschränken. Ein E-Mail-Haftungsausschluss verhindert zwar nicht, dass ein Unternehmen verklagt wird, kann jedoch dazu beitragen, dass Personen von einer Klage abgehalten werden. Ein E-Mail-Haftungsausschluss kann dem Gericht auch zeigen, dass das Unternehmen Maßnahmen ergriffen hat, um das Problem von vornherein zu verhindern. Häufige Beispiele für einen E-Mail-Haftungsausschluss sind solche, die besagen, dass ein Unternehmen nicht für Viren verantwortlich ist, die aus einer Mitarbeiter-E-Mail stammen können, oder dass dem Empfänger der E-Mail die Weitergabe sensibler Informationen in der Nachricht untersagt ist.
Die Arten von E-Mail-Haftungsausschlüssen hängen davon ab, wovor sich das Unternehmen schützen möchte. Gängige Beispiele befassen sich mit vertraulichen Informationen, den Handlungen der Mitarbeiter eines Unternehmens und Regeln zur Begrenzung von Verträgen. Unternehmen können allen E-Mails einen E-Mail-Haftungsausschluss hinzufügen, in dem angegeben wird, dass Mitarbeiter keinen Vertrag abschließen können, ohne dass dieser zuvor durch das Unternehmen genehmigt wurde, und dass das Unternehmen nicht verantwortlich gemacht wird, wenn ein Mitarbeiter einen Virus oder andere unangemessene Informationen über das E-Mail-System des Unternehmens sendet .
Die Idee hinter dem E-Mail-Haftungsausschluss besteht darin, einfach zu sagen, dass das Unternehmen sein Bestes getan hat, um zu verhindern, dass ungenaue oder gefährliche Informationen in das E-Mail-System gelangen, dass das Unternehmen jedoch nicht haftet, wenn dies der Fall ist. Um dies zu untermauern, sollte das Unternehmen eine Mitarbeiterrichtlinie mit Regeln aufstellen, die sehr deutlich machen, was der Mitarbeiter über das E-Mail-System des Unternehmens tun darf und was nicht. Bei einer Klage vor Gericht kann das Unternehmen sowohl den Haftungsausschluss als auch die E-Mail-Richtlinie als Beweis dafür vorlegen, dass es alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen hat, um das Auftreten von Problemen zu verhindern.
E-Mail-Haftungsausschlüsse können zwar zum Schutz eines Unternehmens beitragen, sind jedoch nicht narrensicher. Wenn das Unternehmen gegen das Gesetz verstößt oder verklagt wird, kann der E-Mail-Disclaimer es vor Gericht schützen oder nicht. Es dient nicht als rechtliche Aussage, sondern als Zeichen dafür, dass das Unternehmen alle verfügbaren Maßnahmen ergriffen hat, um die rechtswidrigen Handlungen zu verhindern.
Eine weitere wichtige Möglichkeit, sich zu schützen, besteht darin, sicherzustellen, dass der E-Mail-Haftungsausschluss kurz, leicht verständlich und leicht zu erkennen ist, damit er nicht mit dem normalen Text der E-Mail verwechselt wird. Haftungsausschlüsse in anderer Schriftfarbe oder großer Schriftgröße machen auf sich aufmerksam. Ein Unternehmen sollte sich an einen Anwalt oder einen anderen Rechtsberater wenden, wenn es Hilfe beim Schreiben eines E-Mail-Haftungsausschlusses benötigt. Wenn das Unternehmen der Ansicht ist, dass es einem hohen Risiko ausgesetzt ist, verklagt zu werden, sollte es andere, rechtsverbindlichere Schritte unternehmen, um das Auftreten von Problemen zu verhindern.