Ein Erstattungsplan ist eine strukturierte Strategie zur Rückzahlung von Personen, die Ausgaben im Namen eines anderen Unternehmens getätigt haben. Das häufigste Beispiel für diese Art von Plan betrifft die Deckung der Ausgaben, die den Mitarbeitern bei der Wahrnehmung ihrer beruflichen Aufgaben entstehen. Pläne dieser Art ermöglichen eine rechtzeitige Erstattung des Arbeitnehmers und helfen dem Arbeitgeber gleichzeitig, genaue Aufzeichnungen über die gesamten mit der Ausführung einer bestimmten Aufgabe verbundenen Kosten zu führen.
Erstattungspläne können als rechenschaftspflichtig und nicht rechenschaftspflichtig strukturiert werden. Ein rechenschaftspflichtiger Plan sieht vor, dass der Mitarbeiter Belege für die erstattungsfähigen Ausgaben vorlegt. Ein nicht abrechnungsfähiger Erstattungsplan deckt Ausgaben, für die keine Quittung erforderlich ist, obwohl der Arbeitnehmer die Ausgaben vor der Erstattung schriftlich erklären muss. Zum Beispiel muss ein Mitarbeiter, der Kunden zum Abendessen ausführt, die Quittung für das Essen vorlegen, um die Kosten zu entschädigen. Nutzt der Arbeitnehmer sein Privatfahrzeug im Rahmen der Erledigung von Aufgaben im Auftrag des Arbeitgebers, reicht er gleichzeitig den Gesamtbetrag der gefahrenen Kilometer in der Regel auf einer Spesenabrechnung oder einem Antragsformular ein. Der Arbeitgeber legt die Höhe der Erstattung auf der Grundlage der geltenden Vorschriften und Gepflogenheiten fest.
In Bezug auf den Steuerabzug ist es einem Arbeitnehmer, der an einem Erstattungsplan teilnimmt, normalerweise nicht berechtigt, die erstatteten Ausgaben als Abzug in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung geltend zu machen. Der Arbeitgeber kann die erstatteten Aufwendungen als Abzug geltend machen, vorbehaltlich der Bestimmungen der geltenden Steuergesetze am Sitz des Unternehmens. In einigen Ländern muss der Arbeitnehmer möglicherweise bestimmte Formen der Erstattung als Einkommen angeben, insbesondere in Situationen wie Kilometerleistungen, in denen keine ausdrücklich dokumentierten Auslagen vorhanden sind.
Eine Vielzahl von Ausgaben kann in einem Erstattungsplan abgedeckt werden. Arbeitnehmer, die im Rahmen ihrer Arbeit reisen, dürfen häufig Ausgaben wie Flugkosten, Unterkunft, Mietwagen und Mahlzeiten zur Erstattung einreichen. Ein Mitarbeiter kann auch für Ausgaben entschädigt werden, die ihm bei der Arbeit an einem speziellen Projekt für das Unternehmen entstehen, wie zum Beispiel als Vertreter des Unternehmens bei einer lokalen Veranstaltung. Oftmals definieren staatliche Vorschriften den Umfang dessen, was als erstattungsfähige Ausgaben gilt und welche Verfahren befolgt werden müssen, damit der Arbeitgeber die erstatteten Ausgaben bei der Einreichung von Steuererklärungen geltend machen kann. Diese Vorschriften formen in der Regel die internen Richtlinien und Verfahren, die ein Unternehmen zur Strukturierung und Durchführung des Erstattungsplans verwendet.