Ein IT-Asset-Inventar ist eine strukturierte Bewertung der physischen und virtuellen IT-Elemente, die einem Unternehmen oder einer Einheit zur Verfügung stehen. Unternehmensleiter und andere Parteien verwenden IT-Asset-Inventarisierungsprozesse, um IT-Eigentum zu bewerten, Artikel zu verfolgen und für verschiedene andere Zwecke. Die Aufbewahrung aktueller IT-Inventardaten kann bei der Reaktion auf Vorfälle oder Probleme innerhalb eines bestimmten IT-Systems oder bei zukünftigen Anschaffungen für die Wartung oder Erweiterung des Betriebs helfen. Im Allgemeinen ist diese Art von Audit Teil einer „serviceorientierten Architektur“ für Soft- und Hardware, bei der ein Plan für das IT-Tracking einem Unternehmen oder einer Organisation wirklich zugute kommen kann.
Unternehmen, die IT-Asset-Inventarisierungen durchführen, können bestimmte IT-Systeme für eventuelle Audits und Effizienzforschungen identifizieren. Dazu gehören alle Server, die Informationen innerhalb einer serviceorientierten „Lieferkette“ verarbeiten. Server können Kundeninformationen für Rücksendungen oder Kontaktaufnahme sicher speichern. Sie können auch eine Personalabteilung mit Gehaltsabrechnungssystemen und vielem mehr unterstützen. Serverstrukturen sind für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung und werden aus diesem Grund oft in ein IT-Asset-Inventar aufgenommen.
Einige Führungsteams bieten Anleitungen für eine Bestandsaufnahme der IT-Assets, die andere Mitarbeiter durchführen. Dies kann spezifische Details und Kriterien für die Kennzeichnung und Verfolgung von IT-Assets umfassen. Diese Elemente können beispielsweise die Marke und das Modell aller physischen IT-Hardwareteile umfassen. Das IT-Asset-Inventar kann auch verfolgen, wo sich diese Assets in einem Gebäude oder einer größeren Immobilie oder einer Gruppe von Eigenschaften befinden.
Abgesehen von der Festlegung von Kriterien für die Bestandsaufnahme von IT-Assets kann ein umfassender IT-Asset-Inventarplan Methoden zur Verbreitung vorschreiben. Sie kann festlegen, ob die Bestandsdokumente in Papierform, in digitaler Form oder beidem aufzubewahren sind. Es kann Parteien identifizieren, die für die ordnungsgemäße Bereitstellung von Erkenntnissen und Ergebnissen unverzichtbar sind.
Um die Implementierung einer IT-Asset-Inventarisierung zu unterstützen, kann die Führung eine sorgfältig erstellte Vorlage für die IT-Inventarisierung bereitstellen. Vorlagendokumente helfen sicherzustellen, dass die laufenden periodischen IT-Inventarisierungsinstanzen alle konsequent verfolgt werden. Details zu einer Vorlage für ein IT-Asset-Inventar können die Identifizierung des Unternehmens und seiner Tochtergesellschaften, Zeitstempel und andere chronologische Daten sowie spezifische Formate für die Kennzeichnung aller Geräte umfassen, die Inventarmanager physisch inspizieren und berichten. Es kann auch Vorkehrungen für eine Beurteilung von Zuständen geben, bei denen abgenutzte oder funktionsgestörte Hardware zum Austausch gekennzeichnet werden kann.