Ein Kompetenzprofil ist eine Liste der Kenntnisse, Fähigkeiten und Fähigkeiten, die für eine gute Arbeit erforderlich sind. Die in einem Kompetenzprofil aufgeführten Arten von Fähigkeiten hängen von der Stelle und dem Arbeitsumfeld ab. Im Allgemeinen erstellen Arbeitgeber Kompetenzprofile, um entweder Kandidaten für eine Stelle zu bewerten oder festzustellen, wo ein Mitarbeiter seine Leistung verbessern muss, um die Anforderungen der Position zu erfüllen. Kompetenzprofile werden in der Regel im Rahmen des kompetenzbasierten Personalmanagements (HR) eingesetzt. Sie ähneln Stellenbeschreibungen, bieten jedoch eine Möglichkeit zu bewerten, wie die Fähigkeiten und die Arbeitsleistung des Mitarbeiters den Anforderungen entsprechen.
Profile dieser Art können Fähigkeiten wie Tippen, Ablage und persönliche Hygiene umfassen. Sie können auch Abschlüsse und Zertifizierungen verlangen, die garantieren, dass der Kandidat über die für die Position erforderliche Ausbildung verfügt. Baujobs erfordern häufig Zertifizierungen für den Betrieb bestimmter Maschinentypen, wie beispielsweise Gabelstapler, die dazu beitragen können, die Fähigkeiten und die Sicherheit eines Arbeiters beim Umgang mit schweren oder teuren Geräten zu gewährleisten.
Wenn sich die Anforderungen eines Unternehmens an eine Arbeitsstelle ändern, kann sich auch das Kompetenzprofil für die Stelle ändern. Arbeitet ein Verwaltungsassistent in einem Büro, das ein Computersystem anschafft, wird das Erlernen des Computersystems Teil der Stellenbeschreibung der Stelle und damit Teil des Kompetenzprofils der Stelle. Das Ändern eines Kompetenzprofils kann auch das Entfernen veralteter Kompetenzanforderungen beinhalten, die für die Position nicht mehr gelten. In vielen Büropositionen wäre die Bedienung von Faxgeräten eine veraltete und unnötige Anforderung an Fähigkeiten, während einige Büros noch immer täglich Faxgeräte verwenden.
Das Personalmanagement ist die Abteilung eines Unternehmens, die die Aktivitäten der Mitarbeiter verwaltet. Sie sind im Allgemeinen für die Einstellung, Schulung und Entlassung von Mitarbeitern verantwortlich und sind häufig für die Kommunikation zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern verantwortlich. Ein Kompetenzprofil wird in der Regel von einem Mitarbeiter der Personalabteilung erstellt, um zu beurteilen, wie gut Mitarbeiter ihre Arbeit machen, in der Regel um ihre Arbeit zu bewerten und sie zu schulen, um besser zu werden. Mitarbeiter, die nicht über die erforderlichen Kompetenzen für eine Stelle verfügen, können als Bedingung für die Weiterbeschäftigung in dieser Position aufgefordert werden, neue Fähigkeiten zu erlernen oder sich in bestimmten Fähigkeiten zertifizieren zu lassen.
Ein Kompetenzprofil kann einem Personalmitarbeiter auch helfen, den Betrieb zu verbessern, indem Mitarbeiter in Jobs versetzt werden, für die ihre Fähigkeiten besser geeignet sind. Dies kann bedeuten, dass eine besonders talentierte Mitarbeiterin in eine Position versetzt wird, in der sie ihre Fähigkeiten besser einsetzen kann. Es kann auch bedeuten, einen Arbeitnehmer aus einer qualifizierten Position zu entfernen, wenn sich herausstellt, dass er die für den Verbleib in dieser Position erforderlichen Fähigkeiten nicht erwerben kann. Die Entlassung eines Mitarbeiters ist in der Regel der letzte Ausweg, nachdem Korrekturschulungen die Fähigkeiten des Mitarbeiters nicht auf das im Kompetenzprofil angegebene Niveau angehoben haben.