Die Gutschrift, die normalerweise einfach als Gutschrift oder Gutschrift bekannt ist, ist ein Dokument, das von einem Verkäufer erstellt wird, um die einem Käufer oder Kunden gewährten Kredite nachzuverfolgen. Das Memo wird häufig von Handelsunternehmen verwendet, um den fälligen Saldo auf einer Rechnung oder auf einem Kundenkonto im Allgemeinen zu berichtigen. Eine Gutschrift wird auch häufig von Banken verwendet, um Saldokorrekturen auf dem Konto eines Einlegers zu dokumentieren, die aufgrund eines anderen Faktors als der Einzahlung des Kunden erfolgt sind.
Die Gutschrift dient in all ihren Anwendungen der Nachverfolgung von Änderungen eines Kundenkontos, in der Regel in Form von Anpassungen einer Rechnung. Bei den Anpassungen handelt es sich in der Regel um eine Änderung des Rechnungsbetrags, weil der Käufer die Bestellung nicht erhalten hat oder der Artikel nicht zufriedenstellend war. Anstatt die alte Rechnung von den Forderungen zu entfernen, verwendet die Buchhaltung eine Gutschrift, um den fälligen Saldo auf der alten Rechnung zu berichtigen, der wiederum den fälligen Saldo auf dem Konto des Kunden berichtigt.
Eine Gutschrift kann verwendet werden, um fällige Salden für jede Art von Waren oder Dienstleistungen zu berichtigen. Wenn beispielsweise der Kunde eines Telefonkonferenzbüros ernsthafte Probleme mit der Leistungserbringung bei einer Telefonkonferenz hat und der Telefonkonferenzanbieter feststellen kann, dass das Problem nicht auf Faktoren auf Kundenseite zurückzuführen ist, besteht eine gute Chance, dass der Kunde dies tut erhalten Sie einen prozentualen Rabatt auf den für den Anruf verrechneten Betrag oder möglicherweise eine volle Gutschrift für die Konferenz. Abhängig von den Praktiken des Telefonkonferenzanbieters kann der Kunde eine Rechnung mit angehängter Kopie der Gutschrift oder eine Rechnung mit einem Posten über die Ausstellung einer Gutschrift und den angepassten Restbetrag erhalten. Wurde die Konferenz vollständig gutgeschrieben, erhält der Kunde möglicherweise keine Rechnung oder Gutschrift, als ob die Konferenz nie stattgefunden hätte.
Die Gutschrift ist ein hervorragendes Buchhaltungsinstrument, das es einfacher macht, eine Historie darüber zu erstellen und zu pflegen, welche Ereignisse zur Erteilung des Kredits geführt haben. Die meisten Formulare des Memorandums enthalten wichtige Informationen wie Datum, Uhrzeit, Kundenname, den Grund für die Kreditanpassung und den Kontostand nach der Anpassung. Abhängig von den Richtlinien und Verfahren des Verkäufers können auch zusätzliche Daten enthalten sein.