Der Rahmenauftrag, auch als Rahmenbestellung bekannt, ist ein Geschäftsdokument, das einen Lieferanten berechtigt, einem Kunden fortlaufend Waren und Dienstleistungen bereitzustellen. Die Vertragsbedingungen legen in der Regel Elemente der Vereinbarung fest, wie die Art der gelieferten Waren und Dienstleistungen und den Einheitspreis, den der Kunde für jeden gelieferten Artikel zahlt. Rahmenaufträge enthalten in der Regel auch Angaben zur Vertragslaufzeit und zu sonstigen Bedingungen, die für die Art der Arbeitsbeziehung zwischen dem Lieferanten und dem Auftraggeber relevant sein können.
Pauschalbestellungen werden von vielen Unternehmen aller Größen verwendet. In vielen Fällen dient das Dokument als Mittel, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter des Kunden nicht versuchen, Waren oder Dienstleistungen von nicht autorisierten Anbietern zu kaufen. Gleichzeitig gewähren Anbieter oft Sonderkonditionen für Kunden, die bereit sind, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens Produkte bis zu einem bestimmten Dollarbetrag zu kaufen.
Zu beachten ist jedoch, dass ein Rahmenauftrag nicht dem gleichen Zweck dient wie ein Volumenabnahmevertrag. Volumenabnahmeverträge verpflichten einen Kunden zum Kauf einer bestimmten Menge an Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Unterlässt der Kunde dies, kann der Verkäufer wegen Nichteinhaltung der Bedingungen eine Vertragsstrafe geltend machen.
Während die Rahmenbestellung oft ein Limit setzt, wie viel Geld der Kunde innerhalb eines bestimmten Zeitraums beim Anbieter ausgeben kann, verpflichtet sie den Kunden in keiner Weise, diesen gesamten Betrag auszugeben. Tatsächlich muss der Kunde unabhängig vom Vorliegen einer Rahmenbestellung überhaupt keine Produkte beim Anbieter bestellen. Da der typische Rahmenauftragsvertrag den Kunden nicht verpflichtet, in regelmäßigen Abständen eine feste Menge an Waren zu erhalten, ist es erforderlich, dass der Kunde den Lieferanten kontaktiert, um Bestellungen im Zusammenhang mit einer Rahmenbestellung aufzugeben und den Versand nach Bedarf zu planen.
Viele Unternehmen verwenden einen Rahmenbestellprozess, um nicht nur sicherzustellen, dass nur zugelassene Lieferanten verwendet werden, sondern auch, um die Ausgaben innerhalb der für jede Abteilung oder Abteilung des Unternehmens budgetierten Beträge zu halten. Beispielsweise kann ein Unternehmen einen Rahmenauftrag einrichten, der für ein ganzes Kalenderjahr gültig ist. Während dieses Jahres kann das Unternehmen Produkte bis zu einer bestimmten Währung bestellen, aber nicht mehr. Sobald die vorgegebene Menge erreicht ist, gilt der Rahmenauftrag als erfüllt und es können keine weiteren Produkte bestellt werden, bis ein neuer Rahmenauftrag erstellt und vom Kunden genehmigt wurde.