Ein Produktkoordinator arbeitet oft im Produktmanagement oder im Verkaufsbüro eines Vertriebs- oder Produktionsunternehmens. Er oder sie ist für alle Aspekte des Produktlebenszyklusmanagements verantwortlich. Die Hauptaufgabe des Produktkoordinators besteht darin, den gesamten Vertrieb des Produkts, den Verkauf, die Retouren und das Verbraucherinteresse zu verfolgen und zu verwalten.
Alle Produkteinführungen beinhalten eine beträchtliche Menge an Papierkram, elektronischen Dokumenten, Dateien, Besprechungen und Plänen. Der Produktkoordinator ist die Person, die diese Dokumente überwacht, die kontinuierliche Kommunikation mit allen relevanten Parteien sicherstellt und dafür sorgt, dass Überraschungen in Grenzen gehalten werden.
Es gibt kein spezielles Ausbildungsprogramm, um ein Produktkoordinator zu werden. Viele Personen in dieser Funktion haben eine formale postsekundäre Ausbildung in einem verwandten Bereich wie Betriebswirtschaft oder Management abgeschlossen. An verschiedenen Schulen gibt es spezialisierte Kurse zum langfristigen Projektmanagement, einschließlich der Bedeutung von administrativen Prozessen.
Produktkoordinatoren arbeiten oft eng mit dem Produktentwicklungs- und Marketingteam zusammen. Ihre Hauptaufgabe kann in drei Hauptaufgaben unterteilt werden: Änderungsmanagement, Dateiorganisation und -abruf sowie Planung. Neben diesen projektbezogenen Aufgaben sind viele Produktkoordinatoren für die operative Verwaltung der Einheit verantwortlich. Dies kann die Bestellung von Verbrauchsmaterialien und die Verfolgung der Anwesenheit umfassen.
Das Änderungsmanagement ist ein großer Teil jedes Projekts und liegt normalerweise in der Verantwortung des Produktkoordinators. Er oder sie muss die Anfragen prüfen, die Relevanz, Risiken, Vorteile und Kosten im Zusammenhang mit der Anfrage ermitteln und diese Informationen dann dem Produktmanager vorlegen. Jede Entscheidung muss dem Antragsteller mitgeteilt und eine ordnungsgemäße Genehmigung eingeholt werden, bevor die Änderung in das Projekt aufgenommen wird. Der Koordinator muss auch sicherstellen, dass alle relevanten Produktdetails oder Spezifikationen geändert werden, um diese Anfrage widerzuspiegeln, und eine Kopie der Anfrage zur weiteren Bezugnahme in den Akten aufbewahren.
Der Produktkoordinator muss sicherstellen, dass alle Papier- und elektronischen Akten mit Querverweisen ordnungsgemäß archiviert und aufbewahrt werden. Dies mag wie eine kleine Aufgabe erscheinen, aber die meisten Produkte haben eine mehrjährige Lebensdauer und umfassen Tausende von Dokumenten. Die korrekte Verwaltung dieser Dateien ist wichtig, da man sich auf sie in einem Streitfall verlassen kann oder um festzustellen, was erfolgreich war oder nicht. Ein großer Teil der Arbeit des Produktkoordinators ist die Planung. Von ihm oder ihr wird erwartet, dass er die Lebenszykluspläne für das Produkt überprüft und sicherstellt, dass die erforderlichen Materialien und Mitarbeiter vorhanden sind, um die Produktmanagementstrategie zu unterstützen.