Einfach ausgedrückt ist ein Projektfinanzbericht ein Dokument, das die Gesamtleistung eines Projekts, seinen Zeitrahmen und sein Budget darlegt. Viele Unternehmen und Unternehmen verwenden diese, um die Rentabilität und die Kosten verschiedener Bemühungen zu verfolgen, und sie sind auch für Regierungen und andere Organisationen nützlich. Die Einzelheiten des Inhalts schwanken in der Regel je nach Art des jeweiligen Projekts etwas, aber in den meisten Fällen sind die Kernelemente aller Berichte ungefähr gleich: alle legen beispielsweise die grundlegenden Einnahmen und Ausgaben fest und definieren Zuweisungsmethoden; meistens identifizieren sie auch die übergreifenden Projektziele und Erwartungen für die Zukunft. Berichte werden häufig von externen Parteien angefordert, die ein finanzielles Interesse an den beschriebenen Projekten haben, und in vielen Fällen hängt der Erfolg und die weitere Finanzierung der Unternehmen davon ab, ob die Investoren mit den übermittelten Zahlen und Statistiken zufrieden sind oder nicht. Manchmal sind Berichte dem größeren Jahresbericht einer Gesellschaft beigefügt, der normalerweise den Aktionären zur Verfügung gestellt wird, aber er kann normalerweise auch unabhängig angefordert und veröffentlicht werden. Der Zeitpunkt hängt in der Regel davon ab, wann das Projekt abgeschlossen ist oder alternativ, wann Großinvestoren einen Fortschrittsbericht wünschen.
Allgemeines Verständnis von Jahresabschlüssen und Berichten
Jahresabschlüsse sind für alle geschäftlichen Bemühungen von entscheidender Bedeutung, ob groß oder klein und ob gewinnorientiert oder nicht. Es gibt viele verschiedene Typen, die größtenteils auf viele verschiedene Ziele ausgerichtet sind. Ein Beispiel dafür ist eine Gewinn- und Verlustrechnung, auch bekannt als Einnahmen- und Ausgaben- oder Einnahmen- und Ausgabenbericht; ein anderer ist eine Bilanz oder ein Kontostandsbericht. Ein Cashflow-Bericht ist in kleineren Unternehmen weniger verbreitet und wird selten von Einzelpersonen erstellt.
Was einen projektspezifischen Finanzbericht in den meisten Fällen einzigartig macht, ist sein Umfang. Alle drei Grundtypen von Jahresabschlüssen können entweder allgemein oder speziell verwendet werden und alle können in einen Projektbericht aufgenommen werden, wenn er verwendet wird, um die Aussichten oder die Leistung eines bestimmten, isolierten Projekts zu beschreiben.
Einzelheiten zu Projektberichten
Ein typischer Projektfinanzbericht enthält normalerweise eine schriftliche Erzählung, um den Leser über die Projektziele und den Fortschritt zu informieren. In diesem Teil des Berichts werden auch Projektüberschreitungen und Probleme mit Auswirkungen auf die finanzielle Leistung erörtert. Die Berichterstattung darüber, wie viel Geld in einem bestimmten Zeitraum gewonnen oder verloren wurde, wie dieser Gewinn oder Verlust auf den verschiedenen Konten ausgewiesen wurde und wie viel Geld aus einnahmenschaffenden Aktivitäten, Investitionstätigkeiten und Krediten stammte, ist normalerweise ebenfalls enthalten. Vieles davon variiert je nach Projekt selbst, wobei längere und komplexere Vorhaben mehr erfordern. Die enthaltenen Kernelemente sind jedoch normalerweise ziemlich konsistent.
Einnahmen und Ausgaben
In der Projektbuchhaltung ist es meist notwendig, Einnahmen und Ausgaben sehr genau zuzuordnen. Die Einnahmen müssen beispielsweise direkt mit dem Projekt verbunden sein. In den meisten Fällen werden die Ausgaben in zwei große Gruppen eingeteilt: direkte und indirekte Ausgaben.
Direkte Aufwendungen fallen ausschließlich aufgrund von Projektaktivitäten an, wie zum Beispiel Arbeits- und Projektlieferungen. Indirekte Ausgaben werden mit anderen Projekten oder Aktivitäten geteilt. Dazu gehören das Management oberhalb des Projektmanagements und mehrere unterstützende Funktionen wie Qualitätskontrolle oder Marketing.
Die Zuordnung indirekter Kosten ist oft etwas komplizierter. Zwar gibt es Standards für die Zuordnung, die von Wirtschaftsprüfern entwickelt wurden, diese können jedoch zur Debatte stehen. Ein Beispiel für eine solche Kostendebatte ist der richtige Weg, die Zeit eines Abteilungsleiters ohne Projektunterstützung mit mehreren technischen Mitarbeitern zu teilen, die verschiedenen Projektmanagern zur Qualitätskontrolle zugewiesen sind. Wenn der Qualitätskontrollleiter die von seinem Mitarbeiter geleistete Arbeit nicht tatsächlich überprüfen muss, ob er aufgrund der indirekten Kosten für die Bereitstellung von Büroräumen, Einstellungen, Schulungen und anderen damit verbundenen Verwaltungskosten dennoch einen Teil seiner Zeit für die Verwaltung des Mitarbeiters aufwenden sollte mit der Bereitstellung des technischen Mitarbeiters für das Projekt ist etwas umstritten – einige Berichte enthalten dies, andere nicht.
Definieren des größeren Bereichs
Ein weiteres Anliegen bei der Prüfung eines Projektfinanzberichts ist die Definition des Projektumfangs. Projekte werden oft erweitert oder verschoben oder erfahren eine Änderung der Förderhöhe. Die Leistungsbeschreibung, die die auszuführenden Arbeiten, den Zeitplan und die Kosten beschreibt, muss rechtzeitig überarbeitet werden. Diese erweiterte Arbeitstätigkeit sollte im schriftlichen Teil des Projektfinanzberichts klar ausgewiesen werden, damit die Wirksamkeit und der Erfolg des Projekts eindeutig festgestellt werden können.