Ein Buchwertkonto, auch bekannt als Vortragskonto, ist eine besondere Art von Konto, das hilft, Änderungen des Buchwerts oder Buchwerts bestimmter Arten von Vermögenswerten, wie z. B. Immobilien, zu identifizieren und zu verfolgen. Normalerweise wird der Betrag auf diesen Konten von einer Periode in die nächste übertragen. Dies gilt insbesondere bei Budgetzuweisungen, die mit bestimmten Zwecken verbunden sind, wie beispielsweise der Beschaffung von Materialien, die laufend benötigt werden. In diesem Szenario verfällt der Saldo des Buchführungskontos nicht am Ende einer Periode, sondern wird in die nächste Periode übertragen und kann für die autorisierten Einkäufe verwendet werden.
Eine Möglichkeit, die Funktion eines Buchführungskontos zu verstehen, besteht darin, das Jahresbudget eines Museums zu berücksichtigen. Innerhalb dieses Budgets wird ein bestimmter Betrag bereitgestellt, damit das Museum Gegenstände und Materialien im Zusammenhang mit den Exponaten in der Einrichtung kaufen kann. Sollten die bereitgestellten Mittel am Ende des Geschäftsjahres nicht aufgebraucht sein, werden diese verbleibenden Mittel in einem Buchführungskonto verbucht, so dass dieser Betrag der Zuweisung des kommenden Geschäftsjahres hinzugefügt und mit diesen Mitteln autorisierte Käufe im neuen Jahr. Dies steht im Gegensatz zu einem Haushaltsansatz, bei dem der ungenutzte Teil der Zuweisung einfach in einen allgemeinen Pool zurückgeführt und die Mittel als Betriebsüberschuss für den Haushaltsplan des neuen Jahres umverteilt würden.
Einer der Vorteile eines Buchführungskontos ist die Möglichkeit, weiterhin autorisierte Einkäufe zu tätigen, auch wenn das Gesamtkontingent bis zum Ende einer Budgetperiode nicht ausgeschöpft ist. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn ein Problem die Genehmigung eines neuen Betriebshaushalts und die Zuweisung eines neuen Jahresbetrags für den betreffenden Posten verzögern sollte. Da die im Vorjahreshaushalt verbleibenden Mittel ohnehin vorgetragen werden sollen, können sie in dieser Übergangszeit sinnvollerweise zweckgebunden verwendet werden.
Das Buchwertkonto kann mit einer Reihe von Anwendungen verwendet werden, bei denen der Buchwert verschiedener Vermögenswerte verfolgt wird. Dieser Bilanzierungsansatz hilft bei der Identifizierung und Erfassung der Abschreibungen, die mit bestimmten Arten von Vermögenswerten verbunden sind. Auch bei Anleihen ist ein Buchführungskonto hilfreich, um die fälligen Anleihen und die mit den Anleihen verbundenen Emissionskosten im Blick zu behalten sowie den Buchwert des Immobilienbestandes von einer Periode zur nächsten zu verfolgen.