Vertragsangebote sind Dokumente, die von einem Verkäufer oder Lieferanten erstellt werden, um das Geschäft eines bestimmten Kunden zu sichern. In vielen Fällen werden diese Vorschläge als Antwort auf eine Anfrage des potenziellen Kunden erstellt. Das letztendliche Ziel jedes Vertragsangebots ist es, ein Vertragsverhältnis zwischen dem Anbieter und dem Kunden zu begründen, das über einen längeren Zeitraum in Kraft ist.
Unternehmen jeder Größe nutzen manchmal ihre Kaufkraft, um sich Sonderkonditionen von verschiedenen Anbietern oder Lieferanten zu sichern. Während große Konzerne diesen Ansatz routinemäßig anwenden, schließen sich kleinere Unternehmen manchmal zu Genossenschaften oder Konsortien zusammen, um ihre Kaufkraft zu besseren Preisen zu bündeln. In beiden Szenarien ist es nicht ungewöhnlich, dass das Unternehmen an eine ausgewählte Anzahl potenzieller Lieferanten eine so genannte RFP (Request for Proposal) ausgibt. Der Lieferant, der mit einem Vertragsangebot antwortet, das dem Kunden den größten Gesamtnutzen bietet, sichert normalerweise das Geschäft und baut hoffentlich eine langfristige Beziehung zwischen den beiden auf.
Ein typischer Vertragsvorschlag enthält mehrere wichtige Arten von Informationen. Erstens enthält das Dokument Preise, die auf den Bedürfnissen des Kunden basieren. Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Preise niedriger sind als die veröffentlichten Standardpreise für Kunden, die nicht über die gleiche Kaufkraft verfügen. Viele Lieferanten und Anbieter bieten auch sogenanntes Tier Pricing an, das ist einfach ein Preisschema, das dem Kunden zusätzliche Preisnachlässe bietet, wenn sein Produktverbrauch innerhalb eines bestimmten Zeitraums einen bestimmten Betrag überschreitet.
In einem ordnungsgemäßen Vertragsangebot wird auch der Umfang der Unterstützung beschrieben, die der Lieferant dem Kunden zur Verfügung stellt. Dies können beispielsweise Verfahren zur Auftragsabwicklung, Garantien für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und Verfahren zur Bearbeitung von Retouren sein. Neben der Preisgestaltung kann die Adressierung des Leistungsumfangs oft einen großen Unterschied machen, ob der Versuch, das Geschäft abzusichern, erfolgreich ist oder nicht.
Auch die Laufzeit des Vertragsvorschlags ist wichtig. Die Identifizierung eines bestimmten Start- und Enddatums ermöglicht es dem Kunden zu verstehen, wie lange die Zusage gültig sein wird. Die Einbeziehung von Situationen, die es jeder Partei ermöglichen könnten, den Vertrag aufzulösen, trägt auch dazu bei, die Rechte und Pflichten sowohl des Verkäufers als auch des Lieferanten zu schützen. Viele Vertragsangebotsformate enthalten auch Bestimmungen, die eine automatische Vertragsverlängerung ermöglichen, wenn beide Parteien mit dieser Option einverstanden sind.
Es gibt nicht den einen richtigen Weg, um einen Vertragsvorschlag zu erstellen. Das endgültige Format hängt stark davon ab, was wahrscheinlich den Kunden anzieht und das Geschäft einbringt. Während die Verwendung eines RFP als Roadmap für die Angebotserstellung immer die beste Option ist, müssen die Lieferanten in Situationen, in denen keine Angebotsrichtlinien bereitgestellt werden, die Art und die Bedürfnisse des Kunden eingehend untersuchen. Im Idealfall ermöglicht die Recherche dem Lieferanten, einen Vertragsvorschlag zu erstellen und vorzulegen, der beim Kunden Anklang findet und eine langfristige, für beide Seiten vorteilhafte Beziehung ermöglicht.