Zahlungsbedingungen sind Bedingungen rund um die Zahlung für einen Verkauf, die einen Zeitrahmen vorgeben, in dem ein Kunde ohne verspätete Vertragsstrafen oder zusätzliche Gebühren bezahlen kann. Wenn der Kunde vorzeitig zahlt, kann dies zu einem Rabatt führen. Bei verspäteter Zahlung wird eine Strafgebühr erhoben, und wenn der Kunde extrem oder wiederholt zu spät zahlt, kann der Verkäufer die Zahlungsbedingungen ändern und den Kunden zu einer früheren Zahlung verpflichten. Diese Bedingungen sind Teil des Vertrags, den Käufer und Verkäufer zu Beginn eines Geschäftsabschlusses unterzeichnen, um sicherzustellen, dass jeder die Erwartungen im Zusammenhang mit der Vereinbarung versteht.
Einige Zahlungsbedingungen erfordern Vorauskasse. Dies ist bei Neukunden üblich, da der Verkäufer keine etablierte Geschäftsbeziehung hat. Auch Verbraucher, die Waren bestellen, zahlen häufig per Vorkasse. Verkäufer können auch Nachnahme verlangen. Bei Eintreffen der Ware muss der Käufer die Zahlung leisten. Versender kassieren die Nachnahmezahlungen und können die Sendung bis zum Zahlungseingang zurückhalten.
Häufiger bieten Zahlungsbedingungen Kreditoptionen. Üblich sind Laufzeiten von 30, 60 oder 90 Tagen, sodass Kunden innerhalb dieser Zeiträume ohne Strafe zahlen können. Einige bieten einen Anreizrabatt; zahlt ein Kunde beispielsweise in den ersten 10 Tagen, kann es zu einem ermäßigten Preis kommen. Einige Rechnungen enthalten Informationen darüber, wie viel Kunden an Verzugsgebühren zahlen, wenn sie Zahlungen verspätet einreichen; die Rechnung kann separate Felder für Zahlungen enthalten, die innerhalb von einem und 30 Tagen, 31 und 60 Tagen usw. gesendet werden.
Die Zahlungsbedingungen können sich zwischen Verträgen ändern. Verkäufer können aus verschiedenen Gründen die Bedingungen im gesamten Unternehmen ändern und erwarten, dass sich alle Kunden an die neuen Richtlinien halten. Sie können eine Empfehlung herausgeben, um langfristige Kunden auf die Änderung aufmerksam zu machen, damit sie ihre Buchhaltungspraktiken anpassen können. Einzelne Verkäufer können auch aufgrund ihres bisherigen Verhaltens mit dem Unternehmen mit Änderungen der Zahlungsbedingungen konfrontiert werden. Kunden, die immer pünktlich per Vorkasse oder Nachnahme bezahlen, können ein Kreditangebot erhalten. Umgekehrt können sich die Zahlungsbedingungen bei regelmäßig verspäteten Zahlungen auf Nachnahme oder Vorauskasse ändern, um den Verkäufer vor Risiken zu schützen.
Es ist wichtig, die Zahlungsbedingungen genau zu prüfen und zu beachten, wann sie in Kraft treten. Normalerweise markiert das Datum auf der Rechnung den Zeitpunkt, an dem die Uhr zu ticken beginnt. Wenn Kunden Rechnungen verspätet erhalten, sollten sie den Verkäufer kontaktieren, um die Situation zu besprechen. Die elektronische Rechnungsstellung hat das Risiko von Postverzögerungen stark reduziert und macht es für Käufer schwieriger zu behaupten, dass sie erst am oder nahe dem Fälligkeitsdatum eine Rechnung erhalten haben.