Ein Verwendungskonto ist eine Art Finanzkonto, das in den Buchhaltungsprozessen sowohl für Unternehmen als auch für Regierungen verwendet wird. In beiden Fällen besteht die Idee hinter diesem speziellen Rechnungslegungsstandard darin, zu verfolgen, wie zweckgebundene Mittel ausgezahlt werden. Die Einnahmen auf dem Mittelverwendungskonto können genau überwacht werden, da sowohl Belastungen als auch Gutschriften auf dem Konto laufend erfasst werden und die Administratoren ständig über den Status der für ein bestimmtes Projekt verfügbaren Mittel informiert sind.
In Bezug auf die Verwaltung von Geldern durch staatliche Stellen wird ein Verwendungskonto verwendet, um alle dieser Stelle gewährten Gutschriften zu verfolgen sowie alle Auszahlungen von diesem Konto zu erfassen, die sich auf den Grund oder Zweck der Gewährung der Gutschrift beziehen. Dieser Ansatz ermöglicht es, den zur Verwaltung eines bestimmten Projekts erhaltenen Geldbetrag zu überwachen und auch die Ausgaben zu berücksichtigen, die im Rahmen der Durchführung oder des Abschlusses dieses Projekts vom Konto abgezogen werden. Diese Abrechnungsmethode kann beispielsweise verwendet werden, um zu überwachen, wie ein State Highway Department gesammelte Gelder zum Pflastern von Kreisstraßen verwendet, einschließlich Ausgaben für Ausrüstung, Materialien und andere wesentliche Dinge, die direkt mit der Verbesserung des Kreisstraßensystems in diesem Bundesstaat verbunden sind.
Bei vielen Unternehmen ist es durch die Verwendung eines Zweckbindungskontos einfach, einen Teil der eingenommenen Einnahmen für bestimmte Zwecke wie die Auszahlung von Dividenden an Investoren zurückzulegen. In diesem Szenario wird der angemessene Betrag der für einen bestimmten Zeitraum realisierten Nettoerträge auf das Konto eingezahlt und später gemäß den Dividendenbedingungen an die Anleger ausgezahlt. Das Verwendungskonto erscheint normalerweise als Teil der Gewinn- und Verlustrechnung, so dass leicht nachverfolgt werden kann, wie viel der Unternehmensgewinne für die Zahlung dieser Dividenden reserviert wurden und auch, wann diese Dividenden tatsächlich ausgegeben wurden.
Die Verwendung eines Mittelverwendungskontos zur Zweckbindung von Mitteln macht es einfacher, in einigen Bereichen zu hohe Ausgaben zu vermeiden, die wesentliche Funktionen unterfinanziert lassen. Abhängig von den Bestimmungen der staatlichen Rechnungslegungsstandards kann es möglich sein, Gelder vom Konto zu überweisen, falls und wann ein Überschuss entstehen sollte. Wenn beispielsweise ein bestimmtes Projekt im Rahmen des Budgets abgeschlossen oder eingestellt wird und auf dem Mittelverwendungskonto noch ein Restbetrag vorhanden ist, kann dieser Restbetrag möglicherweise mithilfe etablierter Richtlinien und Verfahren auf ein anderes Projekt übertragen werden.