Wenn ein Lager, ein Eingangshafen oder ein anderer Haltepunkt Waren in Besitz nimmt, verwenden sie häufig einen Wareneingang, um den Empfang der Ware zu bestätigen. In der Speditions-, LKW- oder Luftfrachtbranche machen Massensendungen von Waren oder Waren oft zahlreiche Zwischenstopps, bevor sie ihren endgültigen Bestimmungsort erreichen. Um einen genauen Überblick über die Pakete, Behälter oder Kartons zu behalten, kann es erforderlich sein, dass jeder Stopp auf dem Weg einen Wareneingang unterschreibt, damit der Eigentümer der Ware jederzeit weiß, wo er sich befindet und fehlende oder beschädigt die Ware.
In der modernen internationalen Wirtschaft werden Waren häufig um die halbe Welt transportiert, wenn sie ihren endgültigen Bestimmungsort erreichen. Ein Hersteller in China kann täglich Tausende von Artikeln an Verbraucher in Amerika versenden oder umgekehrt. Waren und Vorräte können auf dem Weg zum Endverbraucher auf dem Land-, See- oder Luftweg oder einer Kombination der drei befördert werden. Es ist verständlich, dass sowohl der Hersteller als auch der Käufer im Falle einer Abweichung jederzeit wissen müssen, wo sich die Ware befindet. Aus diesem Grund wird bei jedem Zwischenstopp der Ware häufig ein Wareneingang unterschrieben.
Der erste Halt für Waren, die verschifft werden, ist häufig eine Werft, ein Airline-Terminal oder ein Lkw-Terminal. An dieser Stelle kann ein Wareneingang unterzeichnet werden, um zu bestätigen, dass die Ware von dem Spediteur angenommen wurde, der für den Transport der Ware an ihren endgültigen Bestimmungsort verantwortlich ist. In der Regel enthält ein Wareneingang Art und Menge der transportierten Ware, das Datum und einen deklarierten Wert.
Wenn die Waren aus dem Land transportiert werden, müssen sie bei der Einreise in ein anderes Land häufig den Zoll passieren. In vielen Fällen nehmen die Zollbeamten die Waren vorübergehend in Besitz, um sicherzustellen, dass sie die Zollgesetze und -vorschriften einhalten, bevor sie ihre Reise fortsetzen. Die Zollbeamten können auch einen Wareneingang unterzeichnen, um den Besitz der Waren zu bestätigen.
Wenn die Ware ihren endgültigen Bestimmungsort erreicht, ist es üblich, dass auch der Empfänger einen Wareneingang unterschreibt. Im Idealfall stimmt die Originalquittung, die beim Verlassen des Herstellers unterzeichnet wurde, mit der Quittung, die bei Ankunft am Bestimmungsort unterzeichnet wurde, überein. Im Falle einer Abweichung sollen die während des Transports erstellten und unterschriebenen Quittungen dem Produzenten helfen festzustellen, was mit der fehlenden oder beschädigten Ware passiert ist.