Eine Angebotsbewertung ist ein fünfstufiger Prozess, der verwendet wird, um eine ausgewogene, unparteiische Überprüfung eines formellen Geschäftsangebots zu ermöglichen. Diese Art von Prozess findet sich am häufigsten in Beschaffungs- oder Vertragsmanagementabteilungen großer Organisationen oder Unternehmen. Der Hauptzweck einer Vorschlagsbewertung besteht darin, sicherzustellen, dass ein faires und transparentes Verfahren verwendet wird, um die Gewinnereinreichung auszuwählen. Dies ist sehr wichtig, da für teure Projekte oder Ausgaben oft Vorschläge benötigt werden.
Die fünf Schritte bei der Angebotsbewertung sind: Bildung eines Teams zur Überprüfung der Einreichungen, Sicherstellung der Einhaltung der Einreichungsanforderungen, Überprüfung der Antworten anhand der Details des Ausschreibungsdokuments, Gewichtung jeder Kategorie und Bewertung jeder Einreichung. Der Vorschlag mit der höchsten Punktzahl ist der erfolgreiche Bieter. Nach der Auswahl werden alle Unternehmen, die einen Vorschlag eingereicht haben, über die Ergebnisse informiert. Erfolglose Unternehmen haben das Recht, eine Klage einzureichen, wenn sie der Meinung sind, dass der Prozess voreingenommen war oder gegen das Vertragsrecht verstoßen hat.
Der erste Schritt in einem Vorschlagsbewertungsprozess besteht darin, ein internes Team zu bilden, das für die Überprüfung der Einreichungen verantwortlich ist. Die Mitgliedschaft im Team sollte auf Fachkenntnissen im relevanten Prozess, einschlägiger Erfahrung und einem soliden Verständnis des Beschaffungsprozesses basieren. In einigen Organisationen ist dieses Team an der Erstellung der Angebotsanfrage (RFP) oder des Ausschreibungsdokuments beteiligt, das an potenzielle Lieferanten verteilt wird. Andere Unternehmen könnten entscheiden, dass die Verwendung von zwei separaten Teams die Möglichkeit von Interessenkonflikten und Beeinträchtigungen der endgültigen Auswahl beseitigt.
Normalerweise überprüft ein Beschaffungsbeauftragter oder RFP-Koordinator alle Einreichungen, um die vollständige Einhaltung aller Anforderungen sicherzustellen. Dies ist eine rein administrative Prüfung, um sicherzustellen, dass alle Gebote fristgerecht eingegangen sind, alle erforderlichen Zahlungen bearbeitet wurden und keine Seiten oder Dokumente fehlen. Nach Abschluss dieser Prüfung werden für jedes Mitglied des Bewertungsteams Kopien der Vorschläge erstellt.
Die Teammitglieder beginnen in der neuen Phase der Angebotsbewertung, indem sie jede einzelne Antwort überprüfen und mit der Ausschreibung oder dem Lastenheft vergleichen. Der Zweck der Überprüfung besteht darin, festzustellen, ob der Vorschlag alle Punkte der Ausschreibung berücksichtigt. Fehlende Elemente werden manchmal dem RFP-Koordinator gemeldet, der sich mit dem Unternehmen in Verbindung setzt, um zu überprüfen, ob es sich bei der Unterlassung um einen Schreibfehler handelt, aber in vielen Fällen wird keine Nachverfolgung durchgeführt.
Je nach Teamstruktur wird jedem Abschnitt der Ausschreibung eine Gewichtung zugewiesen. Einige Unternehmen treffen diese Entscheidungen als Gruppe, und andere erlauben jedem Teammitglied, ein unabhängiges Urteil zu fällen. Das Gesamtgewicht muss 100 ergeben und die Kategorien müssen auf den tatsächlichen RFP-Anforderungen basieren. Obwohl einige Unternehmen der Qualität der eigentlichen Einreichung Gewicht beimessen, tun dies viele nicht, denn diese vergibt im Wesentlichen Punkte für die Einreichung eines Angebots.
Die letzte Stufe der Vorschlagsbewertung ist die Vergabe einer Punktzahl. Jedes Teammitglied trifft eine unabhängige Entscheidung und übermittelt seine Scorecard an den RFP-Koordinator, der dann die Antworten summiert und den erfolgreichen Vorschlag festlegt. Dieser gesamte Prozess sollte transparent und vor Gericht als unvoreingenommen und fair vertretbar sein.