Im Allgemeinen ist eine Bestellanforderung ein Formular, das den Kauf eines Artikels anfordert. Diese Bestellungen werden häufig von größeren Unternehmen und Organisationen verwendet, um Einkäufe und Kosten zu verwalten. Eine zentrale Bearbeitungsabteilung, oft auch Einkauf genannt, wertet die Bestellungen in der Regel aus und bestimmt, woher sie stammen. Sobald dies festgestellt ist, wird die Bestellanforderung in der Regel in eine Bestellung umgewandelt, um die angeforderten Artikel von einem Lieferanten zu beschaffen.
Bestellanforderungsaufträge kommen oft als Papierformulare oder Online-Dokumente. In beiden Fällen erfordern die Formulare die gleichen Arten von Informationen, wie den Namen und die Abteilung des Antragstellers, alle zutreffenden Kontonummern, Teilenummern und Beschreibungen der angeforderten Artikel sowie alle vorgeschlagenen Lieferanten, von denen die Produkte bezogen werden sollen. Bei Online-Formularen können die Formulare elektronisch über eine spezielle Anforderungssoftware eingereicht oder wie herkömmliche Papierformulare ausgedruckt und weitergeleitet werden.
Typischerweise beginnt der Einkaufsprozess auf individueller oder Abteilungsebene. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen neuen Laptop-Computer benötigt, muss er möglicherweise eine Bestellanforderung dafür abgeben. Bei solchen Einzelbestellungen muss das Formular oft erst von einem Vorgesetzten oder Abteilungsleiter freigegeben werden, bevor es zur weiteren Auswertung an einen zentralen Einkauf weitergeleitet wird.
Wenn eine Bestellanforderung bei einer Einkaufsabteilung eintrifft, wird sie oft daraufhin bewertet, ob der Artikel wirklich benötigt wird und ob dafür Geld vorhanden ist. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, bestimmt die Einkaufsabteilung dann in der Regel anhand einer Liste vertrauenswürdiger Lieferanten, woher der Artikel zu beziehen ist. Bei teuren Einkäufen können sie Angebote von mehreren Anbietern einholen, um die wettbewerbsfähigsten Konditionen zu finden. Jeder auf dem Anforderungsformular genannte Anbieter kann bevorzugt werden, obwohl einige Einkaufsabteilungen befugt sind, die endgültige Beschaffungsentscheidung basierend darauf zu treffen, was für das Unternehmen am besten ist. Sobald die letzten Details genehmigt sind, wird in der Regel eine Bestellung ausgestellt, um die Transaktion mit dem ausgewählten Anbieter abzuschließen.
Eine Bestellanforderung allein hat oft keine offizielle Kaufkraft. In der Regel ist es die endgültige Bestellung, die einen Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten darstellt. Einige Organisationen verwenden jedoch Bestellanforderungen möglicherweise synonym mit Bestellungen. In diesen Fällen kann die Bestellanforderung direkt mit dem Lieferanten als Kaufvertrag für einen bestimmten Artikel verwendet werden, ohne dass eine zweite Bestellung erforderlich ist.