Der Betriebskapitalbedarf ist die Mindestmenge an Ressourcen, die ein Unternehmen benötigt, um die üblichen Kosten und Aufwendungen, die zum Betrieb des Geschäfts erforderlich sind, effektiv zu decken. Da der Kapitalbedarf jedes Unternehmens ein wenig unterschiedlich sein wird, gibt es keine ideale Menge an Betriebskapital, die universell für alle Unternehmen oder sogar für Unternehmen derselben Branche anwendbar ist. Trotzdem können neue Unternehmen eine Vorstellung davon entwickeln, welche Art von Anforderungen sie benötigen, um auf einem bestimmten Niveau zu arbeiten, indem sie die Kosten und Ausgaben anderer Unternehmen untersuchen, die ähnliche Tätigkeiten ausführen.
Die Grundformel zur Ermittlung des Working Capital umfasst nur zwei Faktoren. Zunächst ist es notwendig, die aktuellen liquiden Mittel des Unternehmens zu definieren. Dies mag etwas anders sein als bei allgemeinen Vermögenswerten, da der Fokus auf solchen Ressourcen liegt, die schnell und einfach in Bargeld umgewandelt werden können. Liquide Mittel können Ressourcen wie ausstehende Kontokorrentforderungen, Vermögenswerte, die nicht direkt für den Geschäftsbetrieb verwendet werden, und Salden in verschiedenen Betriebskonten sein.
Auch die kurzfristigen Verbindlichkeiten der Gesellschaft sind zu ermitteln. Hierzu zählen sowohl kurzfristige Verbindlichkeiten, wie die üblichen und allgemeinen monatlichen Betriebsausgaben, als auch etwaige langfristige Schulden. Durch Abzug der Verbindlichkeiten von den liquiden Mitteln kann der aktuelle Working Capital Bedarf ermittelt werden.
Die allgemeine Idee besteht darin, sicherzustellen, dass genügend Einnahmen generiert werden, um die wesentlichen Geschäftstätigkeiten des Unternehmens abzudecken und in Zukunft zusätzliche Einnahmen zu erzielen. Unternehmen können aufgrund von langfristigen Schulden mit einem negativen Betriebskapital arbeiten, und dies ist nicht unbedingt ein Zeichen dafür, dass das Unternehmen in finanziellen Schwierigkeiten steckt. Die Berechnung des aktuellen Betriebskapitalbedarfs mindestens einmal im Quartal ermöglicht es dem Unternehmen jedoch, Trends zu erkennen, die auf Probleme hinweisen können. Wenn die Anforderung beispielsweise ein höheres negatives Verhältnis aus früheren Perioden aufweist, obwohl die langfristigen Schulden reduziert wurden, kann dies auf ein Problem mit geringeren Umsätzen, niedrigeren Erträgen oder anderen Faktoren hinweisen.