Nebenkonten sind Konten, die einem sogenannten Nebenbuch zugeordnet sind. Diese Konten stellen im Allgemeinen einzelne Kundenkonten dar und werden verwendet, um alle Transaktionen aufzuzeichnen, die mit jedem dieser Kunden verbunden sind. Bei richtiger Verwaltung wird die Summe der Konsolidierung von Tochterkonten, die in den Buchhaltungsunterlagen verfolgt wird, perfekt mit dem Saldo auf dem Kontrollkonto des Hauptbuchs ausgeglichen.
Die Funktion von Nebenkonten ist für fast jede Art von Unternehmen wichtig, das seinem Kundenstamm Zahlungsbedingungen bietet. Ein Versorgungsunternehmen bietet beispielsweise Dienstleistungen an, die monatlich abgerechnet werden. Der Kunde oder Abonnent hat dann einen bestimmten Zeitraum, um diese monatliche Rechnung ohne Berechnung von Säumnisgebühren oder Gebühren zu bezahlen.
Um die Nutzung und die Zahlungsaktivität jedes Versorgungskunden zu verfolgen, richtet das Unternehmen in den Buchhaltungsunterlagen ein Tochterkonto für diesen Kunden ein. Jedes der Nebenkonten enthält vollständige Informationen zu allen Kunden, einschließlich der jedem einzelnen Kunden zugewiesenen Kontonummer. Wenn die Rechnung für jeden Kunden ausgestellt wird, wird dieser Rechnungsbetrag zusammen mit der Rechnungsnummer und dem Ausstellungsdatum auf dem Konto verbucht. Sobald eine Zahlung für diese Rechnung überwiesen wurde, wird sie auf das Konto gebucht, wodurch der fällige Restbetrag verringert wird.
Der Sammelvorgang auf den Nebenkonten spiegelt sich auch im Sammelkonto wider, das als Teil des Hauptbuchs geführt wird. Wenn Rechnungen ausgestellt werden, werden diese nicht nur in den Nebenkonten, sondern auch im Kreditorenbereich des Ledgers verbucht. Da Kunden Zahlungen leisten, werden diese im Debitorenbereich des Ledgers sowie auf dem eigenen Tochterkonto des Kunden verbucht. Vorausgesetzt, dass alle notwendigen Buchungen rechtzeitig erfolgen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, die Buchhaltung jederzeit im Gleichgewicht zu halten und gleichzeitig die Kontoinformationen und die Historie jedes Kunden leicht abzurufen.
Dank des Einsatzes einer Buchhaltungssoftware ist die Buchung auf das Sammelkonto im Hauptbuch und gleichzeitig die Buchung auf die kundeneigenen Nebenkonten wesentlich einfacher als in der Vergangenheit. Häufig ist die Buchhaltungssoftware so konfiguriert, dass die Eingabe der Daten auf einem Bildschirm möglich ist. Von dort aus verbucht die Software die Post gleichzeitig sowohl auf dem Sammelkonto als auch auf dem Nebenkonto des einzelnen Kunden. Dieser Ansatz kann dazu beitragen, Probleme wie das Buchen auf das Debitorenkonto, aber das Vergessen des Buchens im Sammelkonto des Hauptbuchs oder umgekehrt zu vermeiden.