Eine Fertigstellungsmitteilung ist eine formelle rechtliche Erklärung, die ein Auftragnehmer oder Vertreter einreicht, um interessierte Parteien darüber zu informieren, dass die Bauarbeiten an einem Projekt abgeschlossen sind. Dies löst eine Einreichungsfrist für alle Pfandrechte aus, die Unterauftragnehmer und andere Personen in Bezug auf das Projekt einreichen möchten. Wenn sie ihre Rechte nicht innerhalb der gesetzlich zulässigen Frist ausüben, verlieren sie die Möglichkeit dazu. Fertigstellungsanzeigen sind nicht in allen Fällen erforderlich, können aber auch dann sinnvoll sein, wenn der Einsatz nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, da sie den Auftragnehmer und den Bauherrn schützen können.
Um eine Fertigstellungsanzeige einzureichen, muss der Auftragnehmer das korrekte Formular von einem Büro eines Sachbearbeiters erhalten. In der Regel ist der Sachbearbeiter, der Erklärungen im Zusammenhang mit Baugenehmigungen überwacht, die Quelle dieses Formulars, obwohl dies je nach Rechtsordnung unterschiedlich sein kann. In vielen Regionen ist es auch möglich, das Formular online über eine vom Bauamt unterhaltene Website abzurufen. Allgemeine Formen können zulässig sein, dies ist jedoch nicht immer der Fall, und es ist eine gute Idee, dies zuerst zu überprüfen.
Die Fertigstellungsanzeige enthält Informationen über das Projekt, wie die Art des Baus und den Standort, damit keine Verwechslungen darüber entstehen können, welches Projekt zur Diskussion steht. Die Auftragnehmerin listet ihren Namen und ihre Kontaktdaten auf und gibt Auskunft über den Eigentümer, falls der Eigentümer eine andere Person ist. Der Sachbearbeiter wird die Fertigstellungsmitteilung nach Erhalt und Prüfung der Angaben veröffentlichen. In einigen Regionen veröffentlichen die Zeitungen diese Informationen zugunsten der Öffentlichkeit. In anderen Regionen müssen sich Interessenten möglicherweise an den Sachbearbeiter wenden, um zu sehen, ob eine Fertigstellungsanzeige eingereicht wurde.
Mit dem wirksamen Abschlussdatum beginnt die Frist zu ticken. Wer das Projekt verpfänden möchte, muss dies innerhalb einer festgelegten Frist, beispielsweise 30 Tage, tun. Ein nicht bezahlter Subunternehmer würde beispielsweise ein Pfandrecht gegen das Projekt einreichen. Bis zur Zahlung bleibt das Pfandrecht bestehen. Es ist unmöglich, den Titel zu übertragen, was ein erhebliches Problem darstellen kann, wenn der Eigentümer das fertige Projekt verkaufen möchte.
Ohne Abschlussanzeige haben Interessenten eine deutlich längere Frist für die Hinterlegung von Pfandrechten. Sie kann drei Monate oder länger dauern und dem Projekt eine gewisse Unsicherheit verleihen. Für Eigentümer, die einen Verkauf beabsichtigen, ist es wichtig, den Auftragnehmer zu bitten, eine Fertigstellungsanzeige einzureichen, damit alle Wolken auf dem Titel sofort auftauchen und nicht mitten in heiklen Finanzverhandlungen.