Aufgabentrennung ist der Einsatz mehrerer Mitarbeiter, um Aufgaben auszuführen, um die Wahrscheinlichkeit von Betrug, Diebstahl und Fehlern zu begrenzen. Durch die Aufteilung einer Aufgabe in Komponenten, die von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden, kann ein Unternehmen unerwünschte Aktivitäten verhindern und bessere Qualitätskontrollen durchführen. Dies kann in einem kleinen Unternehmen mit zu begrenztem Personal eine Herausforderung darstellen, aber in großen Unternehmen kann es ein wichtiger Bestandteil eines Sicherheitsprogramms sein. In einigen Regionen schreiben Gesetze ausdrücklich die Aufgabentrennung für sensible Aufgaben vor; In einem besonders wichtigen Beispiel kann der Kapitän eines Schiffes keine Marschflugkörper starten, ohne einer ganz bestimmten und getrennten Befehlskette zu folgen.
An einem Arbeitsplatz mit Funktionstrennung werden die Aufgaben in drei verschiedene Phasen unterteilt. In der ersten Phase muss jemand eine Aktivität genehmigen, wie die Ausgabe eines Computers an einen neuen Mitarbeiter oder die Erstellung von Gehaltsschecks. In der zweiten Phase muss jemand die Aufgabe tatsächlich ausführen; ein Mitglied der Computerabteilung stellt dem Mitarbeiter beispielsweise einen Computer zur Verfügung, und der Mitarbeiter unterschreibt dafür. Schließlich umfasst die dritte Komponente Auditing, um sicherzustellen, dass die Aufgabe ordnungsgemäß ausgeführt wurde.
Die Aufgabentrennung erfordert an jeder Stelle einen anderen Mitarbeiter. Berechtigungsverantwortliche können keine Tätigkeiten ausüben, wodurch die Möglichkeiten eingeschränkt werden, dass Mitarbeiter aus eigener Initiative beispielsweise Gelder vom Unternehmen einsammeln. Das getrennte Auditieren bedeutet, dass ein Mitarbeiter sich vor der Autorisierung einer Aufgabe vergewissern muss, dass diese angemessen ist, da der Auditor sie auf ein Problem aufmerksam macht. Ebenso bedeutet die Trennung von Auditoren und Personen, die Aufgaben ausführen, dass ein separater Mitarbeiter Ansprüche wegen nicht ordnungsgemäß erledigter Aufgaben untersucht und die Aufgabenerfüllung regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass keine Mitarbeiter außerhalb ihres Aufgabenbereichs arbeiten.
Für die Buchhaltung ist die Aufgabentrennung entscheidend. Dies begrenzt die Chancen für Finanzbetrug und bietet auch einen Mechanismus zum Auffangen von Fehlern; die Person, die Gehaltsschecks abschneidet, könnte beispielsweise eine Bestätigung für einen ungewöhnlich großen oder kleinen Scheck verlangen. Die Wahrung der Rechnungslegungsintegrität ist für Unternehmen jeder Größe wichtig und die Aufgabentrennung erleichtert die Prüfung und Kontrolle des Rechnungswesens.
Dies ist auch wichtig für die allgemeine Sicherheit, Sicherheit und Leistung. In der Fabrikhalle, bei Militäreinsätzen und bei Aktivitäten wie der Informationssicherheit spielt die Aufgabentrennung eine Rolle. Wenn es in einem Unternehmen Situationen gibt, in denen eine einzelne Person etwas tun und sicherstellen kann, dass es unentdeckt bleibt, stellt dies eine Sicherheitsbedrohung dar und erfordert eine Bewertung, um zu sehen, ob eine Trennung der Aufgaben möglich ist.