Eine Angebotsvorlage ist ein Gliederungsdokumentformat, das von Organisationen verwendet wird, die sich bewerben, um entweder eine Finanzierung für ein Projekt zu erhalten oder ein kommerzielles Projekt zu gewinnen. In einigen Fällen gibt es eine Standardangebotsvorlage, die von der Organisation herausgegeben wird, die die konkurrierenden Angebote berücksichtigt. In anderen Fällen können Bieter ihre eigenen Vorlagen haben, die für die Gebotsabgabe in mehreren Szenarien verwendet werden.
Die einfachste Form einer Angebotsvorlage ist diejenige, die entweder in kommerzieller Office-Dokumentensoftware enthalten ist oder unabhängig erstellt wird. In der Regel handelt es sich dabei lediglich um Dokumentskizzen, die die meisten Themen enthalten, die von einem formellen Angebot abgedeckt werden. In einigen Fällen kann die Vorlage so eingerichtet sein, dass sie mit einer Firmendatenbank zusammenarbeitet, sodass der Computer die relevanten Informationen automatisch abrufen und einfügen kann. Obwohl die Verwendung dieser Form der Vorlage eine einfache und einfache Option sein kann, insbesondere für Organisationen mit knappen Ressourcen, werden nicht immer alle Informationen übermittelt, die entweder die Bieterorganisation bereitstellen möchte oder die die Organisation, die die Angebote in Betracht zieht, erhalten möchte.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass eine Organisation, die mehrere Angebote mit mehreren Organisationen durchführt, über eine eigene Angebotsvorlage verfügt. Dabei handelt es sich um eine Standarddokumentation, die allen Mitarbeitern zugänglich ist und von ihnen verwendet wird. Dies hat den großen Vorteil, dass es Managern und Finanzabteilungen erleichtert wird, Angebote zu prüfen, bevor sie zur Einreichung freigegeben werden. Es stellt auch sicher, dass weniger erfahrene Mitarbeiter sicherstellen, dass alle Details, die das Unternehmen für wichtig hält, in Angeboten enthalten sind.
In einigen Fällen stellt die Organisation, die die Angebote in Betracht zieht, ihre eigene Standard-Gebotsvorlage aus. Dadurch wird sichergestellt, dass die Angebote in einem einheitlichen Format eingehen und die Bieter nach den spezifischen Informationen gefragt werden, die die Organisation zur Bewertung jedes Angebots benötigt. Dieses System kann problematisch sein, wenn die Vorlage nur bei Verwendung in einer bestimmten Dokumentenbearbeitungssoftware korrekt funktioniert, insbesondere im Fall einer öffentlichen Organisation, die ihren Bieterprozess allen Bietern zugänglich machen muss. Solche Vorlagen müssen auch eine gewisse Flexibilität für den Umgang mit Bietern bieten, die Informationen bereitstellen müssen, die nicht durch das Format abgedeckt sind.
Trotz dieser Probleme sollte ein Unternehmen, das ein Angebot abgibt, fast immer die mitgelieferte Angebotsvorlage verwenden. Andernfalls kann ein Gebot automatisch abgelehnt werden, insbesondere bei einer großen Anzahl von Bietern. Ein genaues Studium und Ausfüllen der Angebotsvorlage kann auch einen Einblick geben, wonach die Organisation, die die Angebote bewertet, sucht, wodurch der Bieter eine bessere Chance hat, sein Angebot zuzuschneiden.