Ein vertraulicher Mitarbeiter ist jede Person, die bei einem bestimmten Unternehmen beschäftigt ist und der Zugang zu geschützten Informationen über die Beziehungen des Arbeitgebers zu anderen Mitarbeitern des Unternehmens gewährt wird. Der Ursprung des Begriffs liegt in den Gesetzen des Staates Kalifornien in den Vereinigten Staaten, insbesondere dem Higher Education Employer-Employee Relations Act (HEERA), der 1984 verabschiedet wurde. Obwohl nicht in jeder Unternehmenskultur beschäftigt, gibt es typischerweise Mitarbeiter in jedem Unternehmen, die dem Grundprofil eines vertraulichen Mitarbeiters entsprechen, wobei Personen, die in der Personalabteilung beschäftigt sind, eines der offensichtlichsten Beispiele sind.
Zu den Verantwortlichkeiten eines vertraulichen Mitarbeiters gehört in der Regel der Zugang zu Informationen, die Mitarbeitern im Allgemeinen nicht zur Verfügung gestellt werden. Beispielsweise kann der Verwaltungsassistent eines Abteilungsleiters Informationen über die Vorgesetzten erhalten, die diesem Abteilungsleiter unterstellt sind und die nicht mit anderen Abteilungen oder sogar anderen Mitarbeitern innerhalb derselben Abteilung geteilt werden. Auf ähnliche Weise kann einem Projektmanager Zugriff auf Daten über Mitarbeiter gewährt werden, die für die Teilnahme am Projektteam ausgewählt wurden und die ansonsten ausschließlich im Besitz der Personalabteilung verbleiben würden. Der Umfang der weitergegebenen Daten ist häufig berufsbezogen, obwohl die Informationen in einigen Ländern auch personenbezogen sein können, insbesondere wenn es um die Sicherheit geht.
Alle Daten, die einem vertraulichen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, gelten als „Need-to-know-Basis“. Die Nutzung der Informationen ist oft auf bestimmte Aufgaben beschränkt, mit Anweisungen, die Daten nur mit anderen zu teilen, die die Informationen auch benötigen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben erfolgreich abzuschließen. Ein vertraulicher Mitarbeiter weiß wahrscheinlich sehr viel über bevorstehende Fusionen oder andere wichtige Ereignisse im Leben des Unternehmens, bevor andere Mitarbeiter auf diese Aktivitäten aufmerksam gemacht werden, und es wird erwartet, dass er schweigt, bis die Eigentümer eine öffentliche Ankündigung machen.
Eine der wichtigsten Eigenschaften, die jeder vertrauliche Mitarbeiter mitbringen muss, ist die Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret und in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien zu verwalten. Dies bedeutet, dass Informationen, die über ein Mitglied der Belegschaft erlangt wurden, nicht an andere weitergegeben werden, die diese Informationen nicht zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Das Versäumnis, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen, gilt als Verletzung der Vertraulichkeit und kann zu einer fristlosen Kündigung führen. Abhängig von den geltenden Gesetzen, die in einem bestimmten Land oder einer anderen Gerichtsbarkeit gelten, kann der Mitarbeiter, der die geschützten Informationen an unbefugte Personen weitergegeben hat, aufgrund dieses Verstoßes auch straf- oder zivilrechtlich verfolgt werden.