Eine Handelsrechnung ist ein Dokument, das typischerweise beim Transport von Fracht oder Sendungen zwischen einem oder mehreren Ländern verwendet wird. Diese Art von Dokumenten gibt häufig an, was transportiert wird, den Wert der transportierten Produkte, von wo sie transportiert werden und wohin sie gehen, sowie die Namen der am Transport beteiligten Unternehmen und Parteien. In der Regel werden auch alle Gebühren oder Abgaben angegeben, die gemäß den Tarifgesetzen, die den Warentransport zwischen den beiden Ländern regeln, erforderlich oder entrichtet wurden. Eine Handelsrechnung hat nicht unbedingt ein festgelegtes Format, obwohl die oben genannten Informationen normalerweise erforderlich sind und möglicherweise auch andere Informationen erforderlich sind.
Die Verwendung einer Handelsrechnung ist in der Regel für den Zoll bestimmt und enthält alle notwendigen Informationen, um sicherzustellen, dass Waren und Produkte legal zwischen den Ländern befördert werden und alle erforderlichen Gebühren dafür bezahlt werden. Viele Unternehmen erstellen für dieses Dokument eine Vorlage, die leicht für das Unternehmen ausgefüllt werden kann, während einige Reedereien auch eine leere Rechnungsvorlage zur Verwendung durch den Kunden bereitstellen können. Dies muss normalerweise auf das Briefpapier oder den Briefkopf des Unternehmens gedruckt werden, um darauf hinzuweisen, dass es sich um ein offizielles Dokument des Unternehmens handelt.
Eine Handelsrechnung erfordert normalerweise mehrere verschiedene Informationen, obwohl andere Informationen oft auf dem Dokument zu finden sind, auch wenn sie nicht erforderlich sind. Die Namen des Unternehmens oder des Unternehmens, das den Artikel versendet, und des Unternehmens oder der natürlichen Person, das den Artikel erhält, sind in der Regel obligatorisch. Für ein Unternehmen wird es häufig auch erforderlich sein, einen Kontaktnamen für jemanden anzugeben, der bei Fragen zur Ladung erreichbar ist. Adressen und Kontakttelefonnummern des Absenders und des Empfängers befinden sich in der Regel auch auf dem Dokument. Eine Handelsrechnung enthält normalerweise ein Feld für Rechnungsnummern, die intern vom Absender oder Empfänger verwendet werden.
Auf einer solchen Rechnung werden üblicherweise auch das Gewicht der Ladung und die Anzahl der zu versendenden Artikel aufgeführt. Dies wird begleitet vom Wert der zu versendenden Artikel, häufig in US-Dollar, sowie allen darauf gezahlten Gebühren für den internationalen Transport und dem Versicherungswert der zu versendenden Artikel. Eine Beschreibung der zu versendenden Artikel ist normalerweise ebenfalls enthalten, und manchmal können Steuerinformationen für eine ordnungsgemäße Aufzeichnung erforderlich sein. Wie viele andere Rechtsdokumente enthält auch eine Handelsrechnung normalerweise ein Feld, das angibt, dass die Informationen auf dem Dokument korrekt sind, und eine Stelle, an der eine bevollmächtigte Person die Verantwortung für diese Erklärung unterschreiben kann.