Kostenüberschreitung bezieht sich auf eine Situation, in der für ein Projekt Ausgaben anfallen, die die im Budget für das Projekt angegebenen erwarteten Kosten übersteigen. Wenn eine Kostenüberschreitung auftritt, bedeutet dies, dass das Team, das an einem Projekt arbeitet, das gesamte Budget für das Projekt ausgegeben hat. Ein Projekt, das eine Kostenüberschreitung erreicht hat, erfordert Geld, das das ursprüngliche Budget übersteigt, um die Arbeit abzuschließen. Kostenüberschreitungen können aus verschiedenen Gründen auftreten, sind jedoch in der Regel durch eine sorgfältige Budgetplanung und Projektausgabenplanung vermeidbar.
Wenn ein Projekt das Budget überschreitet, kann es ein Unternehmen mehr als zusätzliches Geld kosten. Kostenüberschreitungen in einem Projekt können zu Verzögerungen führen, während der Projektmanager mehr Geld für das Projekt findet. Im schlimmsten Fall kann eine Kostenüberschreitung ein Projekt zum Stillstand bringen, wenn kein Geld zur Verfügung steht, um die Differenz auszugleichen und den Abschluss des Projekts zu finanzieren.
Gründe für eine Kostenüberschreitung können eine schlechte Organisation, fehlende Informationen oder Kundenanforderungen sein, die über das für ein Projekt geplante hinausgehen. Eine schlechte Organisation kann von einer schlechten Projektplanung oder einem Mangel an Erfahrung bei der Planung des jeweiligen Projekttyps herrühren. Ein Mangel an genauen Informationen über das Projekt kann auch die Genauigkeit der Budgetprognosen beeinflussen. Wenn ein Projektmanager keine Informationen hat, die er für die Planung eines Projekts benötigt, kann die Budgetierung aus falschen Zahlen ermittelt werden, die aus schlechten Informationen abgeleitet wurden. Unzuverlässige Informationen können zusätzliche Kosten verursachen, die dazu führen, dass ein Budget nicht mehr ausreicht, um ein Projekt abzuschließen.
Oft kann es zu einer Kostenüberschreitung kommen, wenn ein Kunde nach Arbeit fragt, die ursprünglich nicht in einem Projekt geplant war. Ein gutes Beispiel hierfür könnte ein Hausbesitzer sein, der mehrere zusätzliche Anfragen an einen Auftragnehmer stellt, ohne das Budget für das Bauprojekt anzupassen. Da zusätzliche Materialien und Arbeitskraft Geld kosten, erhöhen alle zusätzlichen Anfragen die Kosten eines Projekts zusätzlich. Diese zusätzlichen Kosten können dazu führen, dass ein Auftragnehmer das Budget überschreitet, wenn die Kosten für zusätzliche Anfragen nicht zum ursprünglich veranschlagten Budget hinzugefügt werden.
Manchmal passieren Kostenüberschreitungen zufällig. Verkehr, Unfälle und Naturkatastrophen können zu Schäden und Verzögerungen führen, die die Kosten eines budgetierten Projekts erhöhen. Der beste Weg, um Arbeitsverzögerungen aufgrund von Budgetüberschreitungen zu vermeiden, besteht darin, für ein Projekt Notfallmittel bereitzustellen, falls unerwartete Hindernisse dazu führen, dass ein Projekt das Budget überschreitet.