Ein Kreditorenbuch ist eine Liste von Konten mit Informationen zu Geldforderungen an Lieferanten, Lieferanten und andere Unternehmen. Unternehmen verwenden dieses Hauptbuch, um kurzfristige finanzielle Verpflichtungen vom Hauptteil ihres Hauptbuchs zu trennen. Unternehmen können je nach Unternehmensgröße mehrere unterschiedliche Finanzkonten in ihrer Kreditorenbuchhaltung haben. Größere Unternehmen beschäftigen in der Regel Buchhalter, um ihre Kreditoreninformationen zu verwalten.
Die Kreditorenbuchhaltung ist ein sehr zyklischer Prozess im Rechnungswesen des Unternehmens. Buchhalter müssen bei der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung oft Unmengen an Papierkram sichten. Externe Kreditorenbuchhaltungsdokumente umfassen Lieferanten- oder Lieferantenrechnungen, monatliche Rechnungen und andere Papiere, in denen die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen angefordert wird. Informationen aus diesen externen Dokumenten sind im Kreditorenbuch des Unternehmens enthalten. Die meisten Unternehmen legen für diese externen Dokumente Zahlungstermine fest. Controller und Rechnungsführer führen Zeitpläne aus dem Kreditorensystem des Unternehmens aus, um festzustellen, welche Rechnungen derzeit bezahlt werden müssen.
Unternehmen verwenden auch interne Dokumente, um Kreditoreninformationen zu verwalten. Bestellungen sind das häufigste interne Dokument im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens. Bestellungen enthalten spezifische Informationen zu autorisierten Käufen von Waren oder Dienstleistungen. Diese Informationen sind in der Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens enthalten, damit die Sachbearbeiter Kreditorenrechnungen mit Bestellungen abgleichen können. Der Abgleich von Lieferantenrechnungen mit internen Bestellungen stellt sicher, dass das Unternehmen über alle erforderlichen Unterlagen verfügt, um Kreditorenposten zu vergleichen und zu überprüfen. Bestellungen stellen auch eine interne Kontrolle dar, um die Menge der erhaltenen Artikel, Dollarbeträge für Produkte und andere Informationen mit zuvor vereinbarten Informationen abzugleichen.
Das Hauptbuch des Unternehmens enthält normalerweise die Gesamtsumme der Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens. Informationen im Hauptbuch des Unternehmens werden verwendet, um den Jahresabschluss eines Unternehmens zu erstellen. Anstatt umfangreiche Informationen über den Geschäftsbetrieb aufzunehmen, verwenden Unternehmen Nebenbücher (z. B. Kreditoren), um detaillierte Informationen außerhalb des Hauptbuchs zu speichern. Die Unternehmen erstellen am Ende jeder Rechnungsperiode einen Jahresabschluss auf der Grundlage der im Hauptbuch enthaltenen Informationen.
Die Kreditoreninformationen sind in der Bilanz des Unternehmens aufgeführt. Da Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen eine finanzielle Verpflichtung darstellen, weist das Konto normalerweise ein Guthaben auf. Konten mit Guthaben in der Buchhaltung sind in den Verbindlichkeiten der Gesellschaft in ihrer Bilanz enthalten. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind eine kurzfristige Verbindlichkeit und werden in der Regel in den kurzfristigen Verbindlichkeiten des Unternehmens aufgeführt. Externe Geschäftsinteressenten vergleichen häufig die kurzfristigen finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens mit kurzfristigen Vermögenswerten. Dieser Vergleich hilft den Stakeholdern festzustellen, ob das Unternehmen über genügend Geld für Forderungen verfügt, um ihre Verbindlichkeiten zu begleichen.