Eine medizinische Empfangsdame ist die Person in einer Arztpraxis, die Patienten, Verkäufer sowie medizinische und pharmazeutische Vertriebsmitarbeiter persönlich und telefonisch begrüßt. Je nach Arbeitsumfeld kann er sowohl im Front- als auch im Backoffice tätig sein. Er kann für einen einzelnen niedergelassenen Arzt oder für eine Gruppe von Ärzten in einer Arztpraxis oder Klinik arbeiten.
Da die medizinische Empfangsdame in der Regel die erste Anlaufstelle für neue und bestehende Patienten ist, wird von ihr typischerweise ein offenes, empathisches und freundliches Auftreten erwartet. Zu seinen Aufgaben gehört es in der Regel, Termine festzulegen, zu überprüfen und bei Bedarf umzuplanen. Er ist häufig gefordert, Terminkonflikte zur Zufriedenheit von Ärzten und Patienten zu lösen.
Zusätzlich zur mündlichen Kommunikation muss eine medizinische Empfangsdame normalerweise per E-Mail und Post kommunizieren. Er ist üblicherweise verpflichtet, Informationen von anderen Ärzten und Versicherungsgesellschaften anzufordern und mit Anbietern, medizinischen Testeinrichtungen und Krankenhäusern zu kommunizieren. Wenn es Versicherungs- oder Abrechnungsprobleme gibt, wird normalerweise von der Rezeptionistin erwartet, dass sie eine Kommunikation einleitet, um diese zu lösen.
Von den meisten medizinischen Rezeptionisten wird erwartet, dass sie über gute Kenntnisse der Computerhardware und -software verfügen. Seine Arbeit erfordert häufig, dass er Memos, Büroschilder und Tabellenkalkulationen erstellt und Datenbanken mit Patienteninformationen pflegt. All dies erfordert die Verwendung einer Reihe von Softwareanwendungen und Hardware-Peripheriegeräten wie Druckern und externen Plattenlaufwerken.
Aktenordner und zugehöriger Papierkram sind häufige Aufgaben einer medizinischen Empfangsdame. Andere normale Aufgaben umfassen oft die medizinische Abrechnung und das Ausfüllen von Versicherungspapieren für private und öffentliche Träger. Die ordnungsgemäße Pflege von Röntgenbildern und Laborberichten gehört normalerweise zum Job.
Von einigen Personen in dieser Position, insbesondere in kleinen Büros, wird häufig erwartet, dass sie mit Anbietern und Lieferanten interagieren. Diese Kommunikation ist oft erforderlich, um Lagerbestände von Büroprodukten zu führen und die Wartung und Reparatur von Bürogeräten wie Kopierern und Faxgeräten zu planen. Wenn ein Lagerraum Teil der Büroeinrichtung ist, ist normalerweise die medizinische Empfangsdame dafür verantwortlich, dass er ordentlich und mit den notwendigen Materialien gefüllt ist.
Um sich für diese Stelle zu bewerben, ist ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss erforderlich. Technische Institute und einige Hochschulen bieten häufig zweijährige Programme in medizinischer Betreuung oder medizinischer Aufnahme an, die von vielen Arbeitgebern bevorzugt werden. Erfahrungen im medizinischen oder allgemeinen Büroumfeld sind wünschenswert. Kenntnisse der medizinischen Terminologie, der Abrechnungspraktiken von Versicherungen oder der Software für Arztpraxen sind von Vorteil für Bewerber für medizinische Rezeptionisten.