Eine physische Überprüfung von Vermögenswerten ist ein Verfahren, mit dem festgestellt wird, ob sich die in den Unternehmensunterlagen beanspruchten Vermögenswerte tatsächlich im Besitz des Unternehmens befinden. Der gleiche allgemeine Ansatz wird verwendet, um die von einem Anleger als Teil eines Portfolios beanspruchten Vermögenswerte zu überprüfen. Bei beiden Ansätzen besteht das Ziel darin, die physische Existenz der Vermögenswerte zu bestätigen und sicherzustellen, dass sie im Hinblick auf die Führung eines genauen Inventars und die Zahlung von Steuern auf dieses Inventar ordnungsgemäß erfasst werden.
In Bezug auf Lagerbestände, die im Rahmen des Betriebs von Produktionsanlagen geführt werden, ist eine physische Überprüfung von Vermögenswerten ein üblicher Bestandteil, um sicherzustellen, dass Artikel, die Teil eines Lagerbestands sind, tatsächlich vorhanden sind. Sachbearbeiter führen häufig mehrmals im Jahr eine physische Bestandsaufnahme der Lieferungen durch und zählen jede Artikeleinheit, die laut Bestandsaufzeichnungen auf Lager sein soll, physisch. Die Daten aus dieser physischen Überprüfung von Vermögenswerten können dann verwendet werden, um die Aufzeichnungen anzupassen. Dies ist wichtig, da genaue Aufzeichnungen es einfacher machen, zusätzliche Artikel basierend auf der Nutzung und den aktuellen Lagerbeständen zu bestellen. Gleichzeitig ermöglicht es dem Unternehmen, alle Steuern zu berechnen, die auf das Inventar zu zahlen sind, indem sichergestellt wird, dass die Inventarzählung genau ist, und vermeidet so, mehr Steuern als nötig zu zahlen.
Der gleiche allgemeine Ansatz zur Überprüfung von Vermögenswerten kann mit einem Anlageportfolio durchgeführt werden. Dabei liegt der Fokus auf der Feststellung, ob der Anleger das Eigentum an den im Portfolio enthaltenen Vermögenswerten hält, wobei die Anzahl der Aktien und der Marktpreis zu einem bestimmten Zeitpunkt berücksichtigt werden. Bei Immobilien, die zum Bestand gehören, wird der Standort des Bestands besichtigt und auch das Vorhandensein von Gebäuden oder anderen Merkmalen, die den Wert der Immobilie beeinflussen, überprüft. Wie bei den Vorräten in einem Produktionsbetrieb können die Ergebnisse der physischen Inspektion zur Anpassung der Buchhaltungsunterlagen verwendet werden, was zu zuverlässigen Informationen führt, die zur Bestätigung des aktuellen Vermögens des Anlegers und zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Beurteilung der Steuerpflicht verwendet werden können.
Bei allen Bemühungen um eine physische Überprüfung von Vermögenswerten ist darauf zu achten, dass die betreffenden Vermögenswerte genau untersucht, ihre Legitimität überprüft und die Zählung bestätigt wird, wenn es sich um mehrere Einheiten handelt. Diese Art von Aufwand ist zwar etwas zeitaufwändig, kann jedoch dabei helfen, Diskrepanzen zu erkennen, die, wenn sie nicht korrigiert werden, später zu ernsthaften Problemen führen können. Wenn beispielsweise bei einer physischen Überprüfung von Anlagen in einem Produktionswerk festgestellt wird, dass eine wesentliche Maschinenkomponente, die angeblich im Lieferbestand enthalten ist, physisch nicht vorhanden ist, ist es möglich, die Aufzeichnungen anzupassen und eine oder mehrere Einheiten dieser Komponente vor der Schlüsselausrüstung zu bestellen bricht zusammen und kostet das Unternehmen Produktionszeit und Verzögerungen, die mehrere Tage oder sogar Wochen betragen können.
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