Im Gegensatz zu den üblicheren quantitativen Methoden bewegt sich eine qualitative Finanzaussage weg von harten Zahlen hin zu einer Beschreibung dessen, was diese Zahlen in der realen Welt bedeuten. In einer quantitativen Aussage kann der Bericht den genauen Jahresumsatz des Unternehmens mit einer Trendanalyse der letzten Jahre angeben. Eine qualitative Aussage würde den Umsatz mit einer Erörterung der Umstände, die Höhen und Tiefen verursachten, angeben und Vergleiche liefern, um zu zeigen, wie das Unternehmen im Verhältnis zu anderen Unternehmen im gleichen Bereich abgeschnitten hat. Grundsätzlich versuchen qualitative Informationen, alles in einen Kontext zu setzen und einen breiteren Bereich des Verständnisses zu bieten.
In vielen Fällen wird eine qualitative Aussage verwendet, um Personen ohne die Fähigkeiten und den Hintergrund wichtige Informationen zu geben, um eine Aussage mit harten Zahlen vollständig zu verstehen. Wenn ein Unternehmen eine wichtige Entscheidung treffen muss, werden die meisten Führungskräfte wenig Glück haben, Stapel von Tabellenkalkulationen zu sortieren. Um die benötigten Informationen klar und schnell bereitzustellen, wird sich ein qualitativer Bericht auf wichtige Bereiche konzentrieren, ohne überwältigend mit Daten gefüllt zu sein.
Die meisten qualitativen Aussagen konzentrieren sich auf vier Schlüsselbereiche: Relevanz, Verlässlichkeit, Lesbarkeit und Aktualität. Ein relevanter Bericht enthält nur Informationen, die in direktem Zusammenhang mit dem Zweck der Erklärung stehen. Auch wenn es für den Leser interessant sein kann, bestimmte Tatsachen zu kennen, ist es nicht im Bericht enthalten, wenn es nicht direkt mit der vorliegenden Angelegenheit zu tun hat. Dies vereinfacht und verkürzt die Aussage.
Zuverlässigkeit ist die Methode, die in einer qualitativen Aussage verwendet wird, die die Möglichkeit bietet, mehrere getrennte Einheiten direkt zu vergleichen. Im Grunde bedeutet dies, dass die Aussage eine Reihe von Vergleichspunkten zwischen einem Unternehmen und seinen Wettbewerbern verwendet, die in jedem Unternehmen genau gleich sind. Wenn in der Erklärung beispielsweise die Gewinne im März für ein Unternehmen erörtert werden, werden alle anderen Vergleiche mit den Märzzahlen anderer Unternehmen verglichen.
Das Kennzeichen einer gemeinsamen qualitativen Aussage ist die Lesbarkeit. Diese Dokumente verzichten auf gemeinsame harte Zahlen und Trendanalysen zugunsten eines narrativeren Dokuments. Das bedeutet, dass es zwar noch Diagramme und Grafiken gibt, der Großteil der Informationen jedoch in Textform dargestellt wird. Der Text ist so geschrieben, dass eine Person, die mit Finanzen und Rechnungswesen nicht vertraut ist, den Fluss des Dokuments noch verstehen kann.
Das letzte gemeinsame Merkmal einer qualitativen Aussage ist die Aktualität. Das Dokument behandelt Informationen, die sowohl aktuell als auch für die Aussage relevant sind. Wenn das Unternehmen erwägt, eine neue Produktlinie zu starten, enthält das Dokument drei Jahre zuvor keine Trendanalyseberichte. Diese Dokumente werden erstellt, um eine schnelle Entscheidung auf Basis aktueller Informationen zu ermöglichen, ältere Daten werden schnell zu veraltet.