Die meisten Regierungen auf der ganzen Welt verlangen von ihren Bürgern, Einkommensteuern in der einen oder anderen Form zu zahlen. In den Vereinigten Staaten müssen Steuerzahler die Einkommensteuer entweder durch Einkommensteuereinbehalt oder durch Zahlung geschätzter Steuern zahlen. Für diejenigen, die das Einkommensteuereinbehaltssystem verwenden, behält der Arbeitgeber einen bestimmten Prozentsatz des Geldes von jedem Gehaltsscheck ein und überweist die Gelder im Namen des Steuerzahlers an den Internal Revenue Service (IRS). Der Betrag, den der Arbeitgeber zurückhält, hängt von der Zahl ab, die der Arbeitnehmer für seine Quellensteuerbefreiung auf seinem IRS-Formular W-4 verwendet hat.
In den Vereinigten Staaten haben Steuerpflichtige, deren Einkommen unter einem bestimmten Schwellenwert liegt, der sich jedes Jahr ändert, mindestens eine Quellensteuerbefreiung. Die Quellensteuerbefreiung ist ein Dollarbetrag, der von der Besteuerung befreit ist. Neben der Quellensteuerbefreiung, die ein Steuerpflichtiger für sich selbst in Anspruch nehmen kann, kann ein Steuerpflichtiger auch Anspruch auf eine Quellensteuerbefreiung für seinen Ehegatten sowie für etwaige unterhaltsberechtigte Personen haben.
Eine Freistellung ist ein Betrag, der sozusagen „von oben“ abgezogen wird. Ein Steuerpflichtiger beziffert sein Bruttoeinkommen und kann dann den entsprechenden Betrag für jede ihm zustehende Steuerbefreiung abziehen, wobei das bereinigte Bruttoeinkommen für das Steuerjahr verbleibt. Befreiungen sind nicht mit Abzügen zu verwechseln. Ein Abzug ist ein Betrag, der nach der Berechnung des zu versteuernden Einkommens abgezogen wird. In den Vereinigten Staaten kann ein Steuerzahler nach Berechnung des angepassten Bruttoeinkommens den Standardabzugsbetrag verwenden oder Abzüge einzeln aufführen.
Für die meisten Arbeitnehmer wird das Quellensteuersystem das ganze Jahr über verwendet, um Steuern zu zahlen. Geschätzte Steuern werden in der Regel nur von Selbstständigen oder Unternehmen bezahlt. Ein Arbeitgeber muss einen neuen Mitarbeiter das IRS-Formular W-4 ausfüllen lassen, wenn er eingestellt wird. Das IRS-Formular W-4 teilt dem Arbeitgeber mit, wie viele Quellensteuerbefreiungen der Arbeitnehmer für das Jahr geltend macht. Basierend auf der Anzahl der beantragten Befreiungen und der Höhe des Lohns des Arbeitnehmers bestimmt der Arbeitgeber, wie viel einbehalten und an den IRS pro Lohnperiode weitergeleitet werden muss.
Am Ende des Jahres erhält jeder Steuerzahler ein IRS-Formular W-2, aus dem hervorgeht, wie viel er verdient hat und wie viel vom Arbeitgeber in seinem Namen einbehalten wurde. Der Arbeitnehmer wird dann seine Steuererklärung ausfüllen und die Zahlen abgleichen, um zu sehen, ob er noch Steuern schuldet oder eine Rückerstattung fällig ist. Wenn der richtige Quellensteuerfreibetrag verwendet wird, sollte ein Mitarbeiter am Jahresende keine Steuern zahlen.