Unternehmen haben in der Regel einmal im Jahr eine jährliche Hauptversammlung oder Hauptversammlung. Gelegentlich ist eine weitere Sitzung außerhalb der Hauptversammlung erforderlich. Eine außerordentliche Hauptversammlung, auch außerordentliche Hauptversammlung genannt, ist jede Versammlung, die von einer anderen Gesellschaft als der Jahreshauptversammlung abgehalten wird.
In vielen Ländern sind jährliche Hauptversammlungen für Unternehmen, die ihre Aktien öffentlich handeln, gesetzlich vorgeschrieben. Das Datum der Hauptversammlung kann sich von Jahr zu Jahr ändern, in der Regel dürfen jedoch nicht mehr als 15 Monate dazwischen liegen. Zu den Zielen der Hauptversammlung gehören die Wahl von Direktoren, die Vorlage und Genehmigung der geprüften Abschlüsse sowie Diskussionen über die vergangenen und zukünftigen Aktivitäten des Unternehmens.
Außerordentliche Hauptversammlungen sind im Gegensatz zu Jahreshauptversammlungen selten. Eine Hauptversammlung wird abgehalten, wenn ein Problem auftritt, das zu dringend ist, um bis zur nächsten Hauptversammlung zu warten. Außerordentliche Hauptversammlungen, manchmal auch als außerordentliche Hauptversammlungen oder außerordentliche Hauptversammlungen bezeichnet, sind in einigen Ländern gesetzlich vorgeschrieben, wenn das Nettovermögen eines Unternehmens unter einen bestimmten Wert fällt. In den USA entspricht dieser Betrag der Hälfte des eingeforderten Aktienkapitals.
Eine außerordentliche Hauptversammlung kann von Direktoren, Aktionären oder Wirtschaftsprüfern einberufen werden. Um eine außerordentliche Hauptversammlung einzuberufen, müssen Aktionäre einen bestimmten Prozentsatz der Stimmrechte besitzen. In den USA müssen Aktionäre über mindestens zehn Prozent der Stimmrechte verfügen, um eine Hauptversammlung einzuberufen. Ausscheidende Wirtschaftsprüfer haben auch die Möglichkeit, eine außerordentliche Hauptversammlung einzuberufen, dies ist jedoch äußerst selten.
Der Zweck einer außerordentlichen Hauptversammlung richtet sich nach den Umständen. Zur Wahl eines neuen Vorstandes können außerordentliche Mitgliederversammlungen einberufen werden. Sie können auch einberufen werden, um eine Bezugsrechtsausgabe oder eine Änderung der Satzung der Gesellschaft zu genehmigen.
Sobald eine außerordentliche Hauptversammlung vorgeschlagen wird, muss eine Mitteilung an alle bestehenden Aktionäre gesendet werden, in der sie über den Zeitpunkt, das Datum und den Ort der Versammlung informiert werden. In der Regel wird die Versammlung mit einer Ankündigungsfrist von 21 Tagen oder mehr angekündigt, damit die Aktionäre entsprechend planen können. Die Mitteilung macht die Aktionäre auch auf die auf der Versammlung zu behandelnden Themen aufmerksam. Ist ein Aktionär verhindert, kann eine Vollmacht erteilt werden.
Außerordentliche Hauptversammlungen werden in der Regel ähnlich einer Jahreshauptversammlung durchgeführt. Es gibt eine festgelegte Tagesordnung und einen Vorsitzenden, der die Sitzung leitet. Eine außerordentliche Hauptversammlung kann je nach Anlass der Einberufung kürzer als eine jährliche Hauptversammlung sein.