Wenn ein Unternehmen, eine Organisation, eine Region oder eine Bildungseinrichtung Wertpapierdienstleistungen wie Buchhaltung, Versicherungsmathematik oder Vermögensverwaltung sucht, findet häufig ein wettbewerbsorientiertes Bieterverfahren statt. Gerade bei öffentlichen Einrichtungen wie einer Pensionskasse oder einer Universitätsstiftung muss eine gewisse Rechenschaftspflicht für getroffene Entscheidungen erreicht werden. Dies gilt auch auf Unternehmensebene, da ein Verwaltungsrat die Geschäftsleitung für getroffene Entscheidungen verantwortlich macht. Das wettbewerbliche Bieterverfahren ist eine Möglichkeit, eine transparente Methode für die Beschaffung von Drittanbietern aufrechtzuerhalten, die fair bleibt und bei erfolgreicher Durchführung zur Auswahl des geeigneten Anbieters führt.
Eine kompetitive Ausschreibung beginnt oft mit einer Angebotsanfrage (RFP), die von der Einrichtung, die Finanzdienstleistungen anfordert, oder von einem externen Berater, der den Suchprozess leitet, ausgestellt wird. Ein Dokument wird entweder für die Öffentlichkeit oder auf Einladungsbasis freigegeben. Die Voraussetzungen für den Auftrag sind in der Ausschreibung festgelegt, sodass im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens meist qualifizierte Firmen auf die Ausschreibung antworten. Damit Dienstleister effizient reagieren können, wird zwischen den Bietern und dem Emittenten oder Berater eine Frage-und-Antwort-Frist (Q&A) eingerichtet. Nach dieser Frage-und-Antwort-Frist gilt eine Frist für die Einreichungen.
In einem offenen Ausschreibungsverfahren stehen die eingegangenen Dienstanbietereinträge für andere zur Ansicht zur Verfügung. Ein geschlossenes wettbewerbsorientiertes Bieterverfahren ist weniger öffentlich und nur bestimmte Personen erhalten Zugang zu Einträgen in dieser Art von Verfahren. Häufig werden die Q&A-Ergebnisse für andere Bieter zur Ansicht bereitgestellt, wenn sie mit ähnlichen Fragen konfrontiert sind.
Nach Ablauf der Einreichungsfrist werden alle Einsendungen geprüft. Je nach Anzahl der Einreichungen variiert die Dauer der Überprüfung. Es wird eine Auswahlliste der qualifizierten Unternehmen erstellt, die die Kriterien der Ausschreibung am besten erfüllen, um den Ausschreibungsprozess einzugrenzen. Unternehmen, die auf einer Shortlist aufgeführt sind, können zu den Sitzungen des Emittenten eingeladen werden, um die angebotenen Produkte und Dienstleistungen besser zu erläutern und auf Bedenken oder Fragen des Emittenten in Bezug auf Strategie, Gebühren oder andere Bedenken einzugehen.
Das Ausschreibungsverfahren ist beendet, wenn ein Dienstleister den Zuschlag erhält. Oftmals müssen auch nach der Auswahl des Gewinners noch einige Verhandlungen abgeschlossen werden. Für den Fall, dass die abschließenden Verhandlungen scheitern, wählt ein Emittent oft einen Zweitbieter aus, um stattdessen den Vertrag zu erhalten.