Eine Gasrückerstattung ist eine Art von geschäftlicher Rückerstattung, die eine Zahlung an einen Mitarbeiter bietet, der Benzin kauft, während er im Rahmen einer unternehmensbezogenen Geschäftsreise unterwegs ist. Diese Transaktion wird manchmal auch als Gasmeilenrückerstattung bezeichnet und hat den Zweck, dem Arbeitnehmer die Auslagen zu erstatten, die er bei der Ausführung der vom Arbeitgeber zugewiesenen Aufgaben verursacht hat. Ein Fahrzeugrückerstattungsprogramm kann auf zwei verschiedene Arten funktionieren, je nachdem, ob der Mitarbeiter ein persönliches oder firmeneigenes Fahrzeug für die Reise oder einen Mietwagen für die Reise nutzt.
Ein Ansatz zur Gasrückerstattung wird oft einfach als Kilometerrückerstattung bezeichnet. In diesem Szenario erhält der Mitarbeiter entweder Zugang zu einem firmeneigenen Fahrzeug für die Geschäftsreise oder er mietet ein Auto, das für Fahrten zu und von Kundenstandorten verwendet wird. In diesem Szenario muss der Mitarbeiter den Benzinkauf normalerweise aus eigener Tasche bezahlen und die Benzinquittungen aufbewahren. Nach Beendigung der Reise nimmt der Mitarbeiter diese Belege in seine Spesenabrechnung auf und erhält die genaue Menge an Benzin, die er während der Reise gekauft hat.
Ein anderer Ansatz für die Gaserstattung wird häufig verwendet, wenn der Arbeitnehmer sich entscheidet, sein persönliches Fahrzeug zu fahren. Im Fokus stehen dabei die Gesamtkosten, die durch die Nutzung des Fahrzeugs für Dienstreisen entstehen. Anstatt den gekauften Kraftstoff zu verfolgen, verfolgt der Mitarbeiter die zurückgelegte Strecke für die Dauer der Fahrt. Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer dann den Kilometerstand, in der Regel zu einem Pauschalsatz pro Kilometer, der von einer staatlichen Regulierungsbehörde festgelegt wird. Bei diesem Ansatz besteht keine Notwendigkeit, die gekaufte Benzinmenge im Auge zu behalten, da die Zuteilung pro Meile den Verbrauch von Benzin sowie den Verschleiß des Fahrzeugs berücksichtigt.
Es ist wichtig zu beachten, dass in einigen Ländern eine klare Unterscheidung zwischen diesen beiden Erstattungsarten besteht. In diesen Fällen gilt eine Gaserstattung nur für die Zahlung der Auslagen des Arbeitnehmers in Bezug auf den während der Fahrt gekauften Kraftstoff. Die Geschäftskultur in anderen Ländern verwendet den Begriff möglicherweise, um eine Erstattung zu beschreiben, die auf dem tatsächlichen Kauf von Benzin oder der Zahlung eines festen Satzes pro gefahrener Meile basiert. In den letztgenannten Ländern werden die Begriffe Gasrückerstattung und Kilometerrückerstattung häufig synonym verwendet.
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