Notizen sind, wenn ein Zuhörer einen Vortrag, eine Rede oder eine Präsentation in die wichtigsten Punkte zusammenfasst und diese Punkte zur späteren Verwendung aufschreibt. Dies kann dem Hörer helfen, sich an das Gesagte zu erinnern, damit es sich in Erinnerung rufen und effizienter verwenden kann. Das Anfertigen von Notizen kann immer dann wichtig sein, wenn der Zuhörer eine bedeutende Menge an Informationen kennen oder sich merken muss, die ihm der Sprecher mitgeteilt hat, denn ohne die Verwendung von Notizen kann es schwierig sein, sich an alles Gesagte zu erinnern. Viele Experten empfehlen fünf Tipps zum Aufnehmen und Verwenden von Notizen: Aufzeichnen, Reduzieren, Rezitieren, Reflektieren und Überprüfen.
Beim Aufzeichnen ist das Aufzeichnen das Aufschreiben des Gesagten des Sprechers. Anstatt jedoch, dass der Hörer ein vollständiges Transkript zusammenstellt, müssen beim Mitschreiben die wichtigsten Punkte, die wichtigsten Informationen oder alles, was neu oder schwer zu merken ist, aufgeschrieben werden. Diese Notizen können ganze Sätze, Schlüsselwörter oder was auch immer für den Notierer am nützlichsten ist, sein.
Nachdem der Sprecher mit dem Sprechen fertig ist, kann der Schreiber seine oder ihre Notizen reduzieren. Dabei geht es darum, die Notizen durchzugehen und alles Unwichtige oder Überflüssige durchzustreichen oder zu löschen. Beim Aufzeichnen von Notizen erkennt der Zuhörer möglicherweise nicht sofort, was wichtig oder unwichtig ist. Er oder sie ist sich möglicherweise auch nicht der Wiederholung oder Redundanz beim Aufnehmen der Notizen bewusst. Der Notierer kann die Anzahl der Notizen reduzieren und die Notizen neu organisieren oder in das nützlichste Format zusammenfassen.
Als nächstes kann der Schreiber rezitieren und reflektieren. Dies beinhaltet das Lesen der verbleibenden Notizen – oft laut, damit der Notierer sie sowohl hören als auch lesen kann – und über die Informationen nachzudenken. Der Schreiber kann sich einige oder alle Notizen merken und sollte sicherstellen, dass er oder sie alle Informationen versteht, anstatt sie nur wiederholen zu können. Alle Unklarheiten sollten klargestellt werden, etwa indem Sie den ursprünglichen Sprecher kontaktieren, um eine Angelegenheit zu klären oder Fragen zu stellen. Der Verfasser könnte auch nach Antworten aus anderen Quellen suchen, beispielsweise aus Büchern, Online-Material, anderen Experten oder sogar anderen Personen, die denselben Sprecher gehört haben.
Der letzte Schritt besteht darin, dass der Notierer die Notizen überprüft. Dies geschieht normalerweise in Vorbereitung auf die Verwendung der Informationen in irgendeiner Weise, beispielsweise vor einem Test oder einem Geschäftsprojekt. Eine allgemeine Gliederung der Notizen in dieser Phase kann dem Notizer helfen, seine Gedanken zu ordnen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen im Gedächtnis bleiben.
Zusammen mit den fünf Rs gibt es einige einfache Tipps zum Aufzeichnen. Die Verwendung einer lesbaren Handschrift kann sicherstellen, dass keine Informationen verloren gehen. Artikel wie „ein“ und „der“ sowie andere gebräuchliche Wörter können beim Aufschreiben weggelassen werden, damit die Informationen schneller und platzsparender aufgeschrieben werden können.
Das Einfügen von Zwischenüberschriften, die auf verschiedene Themen oder Diskussionspunkte hinweisen, kann hilfreich sein. Notierer sollten außerdem auf jeder Seite der Notizen das Datum, einen Titel oder das allgemeine Thema und eine Seitenzahl angeben und alle losen Papiere z. B. mit einer Heftklammer befestigen. Dadurch kann vermieden werden, dass sich Notizen zu verschiedenen Themen oder Sprecher vermischen oder teilweise verloren gehen.