Die Proforma-Buchhaltung ist eine Art Finanzstrategie, die bei der Erstellung verschiedener Arten von Buchhaltungsberichten sowohl projizierte als auch historische Informationen einbezieht. Die Idee besteht darin, diesen Ansatz zu nutzen, um eine Momentaufnahme dessen zu erstellen, was erwartet wird, wobei historische Daten als Grundlage für diese Projektionen verwendet werden. Obwohl sie von Natur aus spekulativ sind, geht es bei der Pro-forma-Rechnungslegung nicht darum, unbegründete Vermutungen über die Zukunft anzustellen, sondern Finanzprognosen zu erstellen, die statistisch ein starkes Potenzial haben.
Eine der einfachsten Möglichkeiten zu verstehen, wie hilfreich die Proforma-Buchhaltung sein kann, besteht darin, ein Unternehmen in Betracht zu ziehen, das ein Expansionsprojekt in Betracht zieht. Als Teil des Prozesses ist es notwendig, eine Vorstellung davon zu haben, welche Art von finanziellen Vorteilen sich aus diesen Aktivitäten in Zukunft ergeben werden. Um dies zu erreichen, stützt sich das Unternehmen auf historische Daten, um zu prognostizieren, wie viel Rendite die Erweiterung voraussichtlich innerhalb von ein, zwei oder fünf Jahren nach Fertigstellung erzielen wird. Dies erfordert die Identifizierung der wiederkehrenden Kosten oder der Ausgaben, die fortlaufend absorbiert werden, und der Vergleich dieser Ausgaben mit den prognostizierten Einnahmen, die sich aus der Erweiterung ergeben werden.
Mit dieser Anwendung der Pro-Forma-Rechnungslegung können sich Unternehmer eine Vorstellung davon machen, welche Vorteile sie von dieser Erweiterung erwarten können und ob die Nettorendite ausreicht, um die Kosten für die Erweiterung und den laufenden Betrieb der neuen Einrichtungen zu rechtfertigen die Zukunft. Wenn es Anzeichen dafür gibt, dass diese Renditen minimal sind, kann sich das Unternehmen dafür entscheiden, die Expansion zu verzögern oder eine andere Gelegenheit mit besseren Chancen zu prüfen, wünschenswertere Renditen zu erzielen. Aus dieser Perspektive kann die Verwendung von Pro-forma-Buchhaltung zur Erstellung prognostizierter Erfolgsrechnungen, Bilanzen und sogar Gewinn- und Verlustrechnungen Eigentümern helfen, die Initiierung eines Projekts zu vermeiden, das letztendlich das Endergebnis wahrscheinlich nicht nennenswert steigern wird.
Damit eine Proforma-Rechnung sinnvoll ist, müssen die für die Hochrechnungen erhobenen Daten so genau wie möglich sein. Dazu gehören Daten, die Hinweise auf die Wirtschaftsbewegungen geben und wie sich diese Bewegungen auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirken, Umsätze zu generieren oder weiterhin Rohstoffe zu angemessenen Preisen zu kaufen. Wenn die Daten nicht zuverlässig sind, sind die Prognosen, die die Pro-forma-Buchführungsrechnungen widerspiegeln, wertlos und hinterlassen bei Eigentümern und Investoren einen falschen Eindruck von der Tragfähigkeit des Erweiterungsprojekts.