Die Prozessplanung ist ein Schlüsselelement im Projektmanagement, das sich auf die Auswahl von Ressourcen für die Durchführung und den Abschluss eines Projekts konzentriert. In einem Fertigungsumfeld umfasst dieser Aspekt der Planung auch die Festlegung der allgemeinen Schrittfolge, die mit der Materialbeschaffung beginnt und mit der Erstellung eines fertigen Produkts endet. Die Prozessplanung ist oft eng mit der Projektplanung verbunden, obwohl die spezifischen Funktionen jedes Tools in der strategischen Gesamtplanung unterschiedlich verwendet werden.
Während sowohl die Prozess- als auch die Projektplanung notwendig sind, um jedem Projekt Form und Fokus zu verleihen, erfüllt jedes Verfahren spezifische Bedürfnisse. Die Prozessplanung hilft, den allgemeinen Prozess zu erstellen, der erforderlich ist, um ein endgültiges Ziel zu erreichen, beispielsweise die Erstellung eines Produkts oder die Entwicklung einer Marketingkampagne. Die Projektplanung betrachtet jeden der in der Prozessplanung identifizierten Schritte oder Prozesse und definiert die spezifischen Aktionen, die ausgeführt werden müssen, damit jeder der Prozesse erfolgreich abgeschlossen werden kann. In gewisser Weise bietet ein Prozessplan den Rahmen für ein Verfahren, während ein Projektplan die Einzelheiten zum Abschluss jedes Schrittes oder Prozesses bereitstellt, der erforderlich ist, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Prozessplanung ist kein neues Konzept. Die Strategie wird in Geschäftskreisen seit Jahrhunderten verwendet. Private und gemeinnützige Organisationen verwenden häufig diese Art der Planung bei der Strukturierung eines neuen Projekts oder einer neuen Richtlinie. Während die Detailtiefe stark vom Umfang des Projekts und der Kultur des Unternehmens oder der Organisation, die das Projekt durchführt, abhängt, funktioniert die Planung in fast jeder Umgebung, in der eine Gruppe von Personen bestimmen möchte, wie ein bestimmtes Ziel erreicht werden soll.
In einer Fertigungsumgebung kann diese Art der Planung auch Bedenken berücksichtigen, die sich auf die Schritte beziehen, die für die Herstellung eines Produkts als notwendig identifiziert wurden. Der Plan kann beispielsweise auch Themen wie die Gestaltung der Verpackung oder Etikettierung des Endprodukts sowie die Erstellung von Gebrauchsanweisungen, die jeder verkauften Einheit beiliegen, behandeln.
Der Einsatz von Prozessplanungssoftware ist heute sowohl in kleinen Unternehmen als auch in Großkonzernen üblich. Manchmal eine Komponente in einem umfassenden Projektmanagement-Softwarepaket, ist es auch möglich, computergestützte Prozessplanungssoftware als Ergänzung zu anderen Systemen zu erwerben. Neben Standardprodukten ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen für diese Aufgabe eine eigene Software entwickeln. Die proprietäre Software ist besonders hilfreich, wenn der Betrieb des Unternehmens die Verwendung von Daten oder Verfahren beinhaltet, die nicht gut zu generischen Softwareprogrammen passen.