Die Rechnungsbearbeitung ist eine Reihe von Verfahren zur Bearbeitung von Rechnungen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig bezahlt werden. Einzelne Unternehmen haben in der Regel ihre eigenen Verarbeitungssysteme, an denen Mitglieder des Rechnungswesens sowie Vorgesetzte und anderes Personal beteiligt sind. Es steht Software zur Unterstützung der Rechnungsverarbeitung zur Verfügung, um den Prozess zu rationalisieren, das Auffinden von Datensätzen zu erleichtern und einen schnellen Zugriff auf aktuelle ausstehende Rechnungen zu ermöglichen.
Der Prozess beginnt mit der Zustellung einer Rechnung per Fax, E-Mail, Post oder einem anderen System. Ein Mitarbeiter der Buchhaltung muss die Rechnung öffnen und überprüfen, um zu entscheiden, wie es weitergeht. Es kann eine Bestellnummer enthalten, die darauf hinweist, dass die für diese Bestellung verantwortliche Person sie überprüfen muss. Dies kann bedeuten, die Rechnung mit den tatsächlich erhaltenen Artikeln zu vergleichen und zu überprüfen, ob eine Person den Kauf überhaupt genehmigt hat. Wenn keine Bestellnummer vorhanden ist, muss der Buchhalter das Dokument prüfen, um festzustellen, um welche Art von Produkt oder Dienstleistung es sich handelt.
In elektronischen Rechnungsverarbeitungssystemen können Personen die Rechnungsdaten aufzeichnen, einschließlich des ursprünglichen Lieferanten, Details, Fälligkeitsdatum usw., wodurch ein nachverfolgbarer Datenbankeintrag erstellt wird. Buchhaltungsleiter können nach Fälligkeitsdatum und anderen Parametern sortierte Listen offener Rechnungen anfordern. Sobald ein Buchhalter die Zahlung genehmigt hat, können Gelder per Scheck, elektronische Geldüberweisung und andere Methoden unter Verwendung der hinterlegten Lieferanteninformationen versendet werden. Wenn ein Kreditor neu ist, muss die Buchhaltungsabteilung möglicherweise Kontakt aufnehmen, um Informationen zu sammeln, wenn die Rechnungsdaten nicht vollständig sind.
Unternehmen protokollieren ihre Zahlungen per Scheck oder Bestätigungsnummer, je nachdem, wie sie Gelder einreichen, um einen Datensatz zu erstellen, der zeigt, wann und wie sie eine Zahlung getätigt haben. Sobald das Geld gesendet wurde, kann die Buchhaltung feststellen, dass die Rechnung bezahlt ist, und sie aus der Kreditorenspalte in ihren Ledgern verschieben. Bei Streitigkeiten über Zahlungen stehen diese Aufzeichnungen zur Überprüfung zur Verfügung, um herauszufinden, wo eine Zahlung fehlgeschlagen ist und wie das Problem behoben werden kann.
Die Anzahl der Schritte bei der Rechnungsbearbeitung kann je nach Unternehmen und eingesetzten Systemen variieren. Failsafes sind eingebaut, um Probleme wie Doppelzahlungen, Zahlungen bei nicht autorisierten Einkäufen oder Nichtbezahlung einer Rechnung innerhalb der festgelegten Fristen zu vermeiden. In einem kleinen Unternehmen kann eine einzelne Person für diese Zahlungen verantwortlich sein, während größere Unternehmen möglicherweise eine ganze Kreditorenbuchhaltung haben, die für die gesamte Rechnungsverarbeitung verantwortlich ist, für jeden Lieferanten vom Versorgungsunternehmen bis zum Subunternehmer, den ein Unternehmen für bestimmte Projekte einsetzt.