Ein Apothekenbuchhalter ist für die Erfassung, Aufrechterhaltung und Abstimmung der finanziellen Verpflichtungen dieser besonderen Art von Unternehmen verantwortlich. Die durchschnittlichen Pflichten eines Apothekenbuchhalters beinhalten die Nachverfolgung von Beträgen, die Apothekenbesitzer anderen Anbietern schulden. Dieser Job erfordert auch, dass Buchhalter alle ausstehenden Salden auf jedem Kundenkonto erfassen. Diese Buchhalter halten ihre Kunden auch über bestehende, jährlich zu zahlende Gewerbesteuerverpflichtungen auf dem Laufenden. Andere Anforderungen an Buchhalter können das Führen von Inventaraufzeichnungen und die Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen für die Techniker und Apotheker des Unternehmens umfassen.
Der typische Apothekenbuchhalter verfügt über gute Hintergrundkenntnisse der lokalen und nationalen Steuervorschriften, die für diese spezielle Branche gelten. Apotheken unterliegen manchmal mehr Steuerschulden als andere Arten von Unternehmen, und ein erfahrener Buchhalter kann den Eigentümern in der Regel dabei helfen, pünktliche Zahlungen zu leisten und gleichzeitig Strafen zu vermeiden. Einige Aufgaben beinhalten auch die Formulierung eines Plans für einen Apothekenbesitzer, um den Jahresgewinn zu steigern und unnötige Betriebskosten zu reduzieren.
Neben den Steuererklärungsverfahren umfasst die Stellenbeschreibung routinemäßige Buchhaltungsaufgaben, um die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens zu verfolgen. Diese Buchhalter führen in der Regel Bücher über monatliche Belastungen und Gutschriften sowie anstehende Zahlungstermine. Da Apotheken häufig krankenversicherte Medikamente abgeben, muss in den meisten Fällen auch ein Apothekenbuchhalter solche Informationen erfassen. In diesen Finanzberichten sind normalerweise die Beträge aufgeführt, die die Versicherungspläne der Kunden im Vergleich zu den verbleibenden Beträgen, die aus eigener Tasche an die Apotheke gezahlt werden müssen, aufführen.
Buchhalter in Apotheken haben möglicherweise andere Aufgaben, bei denen sie vorhandene Medikamentenbestände mit Aufzeichnungen über an Lieferanten gezahlte Beträge abgleichen müssen. Größere Apotheken können einen separaten Inventurspezialisten beschäftigen, der physische Inventuren durchführt und diese Informationen dem Buchhalter vorlegt. Der Buchhalter zeichnet normalerweise die Nummern jedes Apothekenartikels auf und stellt sicher, dass sich die Preise jedes einzelnen Artikels richtig addieren. Buchhalter müssen auch wissen, wo sie häufige Datensatzfehler finden und wie sie korrigiert werden können. Apotheken mit kleineren Beständen können sowohl die physische Inventur als auch den Finanzabgleich dem Buchhalter überlassen.
Die Gehaltsabrechnung ist eine weitere häufige Aufgabe eines Apothekenbuchhalters. Viele Apotheken verlangen von einem Buchhalter, dass er die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die individuellen Gehaltssätze und in der Regel einbehaltene Lohnsteuern im Auge behält. Diese Art von Arbeitspflicht beinhaltet häufig die Vorbereitung, Ausstellung und Aufzeichnung von Gehaltsschecks an den von der Apotheke festgelegten Zahltagen. Ein Buchhalter kann auch elektronische Direkteinzahlungen auf Bankkonten von Apothekenmitarbeitern veranlassen.