Eine Karriere als Betriebsassistent dreht sich in der Regel um die Unterstützung des Betriebsleiters oder Direktors. Es ist die Aufgabe des Assistenten, der Betriebsabteilung zu helfen, sicherzustellen, dass das Geschäft effizient läuft und die Mitarbeiter bei der Arbeit bleiben. Diese Personen können in einer Vielzahl von Branchen arbeiten, haben jedoch in der Regel ähnliche Aufgaben. Zu den üblichen Aufgaben eines Betriebsassistenten gehören die Überwachung des täglichen Betriebs, die Verbesserung der Geschäftspraktiken, die Einrichtung von Besprechungen, die Interaktion mit Kunden und die Ausführung einiger Sekretariatsaufgaben.
Einer der grundlegendsten Aspekte eines Betriebsassistenten ist die Überwachung der täglichen Aktivitäten eines Unternehmens. Je nach Art des Unternehmens können die Besonderheiten dabei sehr unterschiedlich sein. Beispielsweise könnte eine Person, die für ein Bekleidungsgeschäft arbeitet, Kunden ansprechen und Fragen zu Ladenprodukten beantworten. Auf der anderen Seite kann eine Person, die in einem Restaurant arbeitet, das Lebensmittelinventar überprüfen und die Küchenchefs beaufsichtigen. Im Wesentlichen dient dieser Teil der Arbeit dazu, das Geschäft am Laufen zu halten und Fehler zu vermeiden.
Die Verbesserung der allgemeinen Geschäftspraktiken ist ein weiterer großer Teil dieser Aufgabe. Beispielsweise kann ein Betriebsassistent gelegentlich die Unternehmensrichtlinien ändern, um die Effizienz zu verbessern. Er könnte auch auf Kundenfeedback hören, um herauszufinden, wie er den Umsatz maximieren kann. Folglich sollte jemand in dieser Position ein Problemlöser sein, der bei Bedarf improvisieren kann.
Um die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens auf dem gleichen Stand zu halten, kann ein Betriebsassistent auch von Zeit zu Zeit Meetings einrichten. Er wäre in der Regel dafür verantwortlich, eine Zeit und einen Ort zu bestimmen und das entsprechende Personal zu kontaktieren. Dieser Aspekt des Jobs erfordert eine Person, die gut organisiert ist und in der Lage ist, Ereignisse effektiv zu koordinieren.
Darüber hinaus ist häufig ein Betriebsassistent für die Interaktion mit den Kunden verantwortlich. Bei Fragen oder Beschwerden liegt es in der Regel an ihm, Antworten zu geben oder die Situation zu regeln. In einigen Situationen kann er Kunden von Angesicht zu Angesicht ansprechen. In anderen kann er hauptsächlich per Telefon oder E-Mail interagieren. Folglich braucht es eine Person mit soliden zwischenmenschlichen Fähigkeiten in einer Vielzahl von Kommunikationsformen, um diese Aufgabe auszuführen.
Einige gelegentliche Sekretariatsaufgaben werden auch ziemlich häufig von einem Betriebsassistenten ausgeführt. Dazu gehören beispielsweise das Festlegen von Terminen für einen Betriebsleiter, das Tippen von Dokumenten, das Versenden von Faxen und die Buchhaltung. Darüber hinaus kann er alle anderen Aufgaben ausführen, bei denen ein Betriebsleiter Unterstützung benötigt. Dieser Aspekt des Jobs erfordert eine Person mit der Fähigkeit, Befehle zu befolgen und manchmal Multitasking zu betreiben.