Ein Dokumentenkontrollkoordinator ist für jede Art von Dokumentation verantwortlich, die ein Unternehmen zur Durchführung von Geschäftsvorgängen verwenden könnte. Dazu gehören normalerweise Bilder und Diagramme, Computeraufzeichnungen und schriftliche Unterlagen. Dieser Koordinator kann ein Dokumentationssystem einrichten und ist in der Regel für dessen Verwaltung und Kontrolle verantwortlich. Er kann auch für die Erstellung von Verfahren zur Nutzung des Systems verantwortlich sein und wird wahrscheinlich anderen dabei helfen, Verfahren effektiv zu nutzen. Der Dokumentenkontrollkoordinator ist für den Erfolg der Produktionsabteilungen von entscheidender Bedeutung, da er dafür verantwortlich ist, Änderungen und Verbesserungen an Projekten zu verfolgen.
Die Arten von Dokumenten, die ein Koordinator verfolgen und speichern muss, variieren von Branche zu Branche. Abhängig von der Art des Unternehmens, in dem er tätig ist, entwickelt und implementiert ein Dokumentenkontrollkoordinator ein System zum Speichern und Abrufen der erforderlichen Dokumentation. Er kann Papierakten, Kunstwerke und Blaupausen sammeln und verfolgen. Er könnte auch für die Kontrolle der Rechnungsstellung und anderer Papiere verantwortlich sein, die sich auf ein bestimmtes Projekt innerhalb des Unternehmens beziehen. Das System kann unternehmensweit sein, wobei der Koordinator je nach Art der Dokumentation mehrere verschiedene Abteilungen involviert.
In jedem Geschäftsprojekt, das die Führung von Aufzeichnungen beinhaltet, sind mehrere Abteilungen und Mitarbeiter an der Erstellung und Verteilung von Informationen beteiligt. Der Dokumentenkontrollkoordinator wird alle Anstrengungen unternehmen, um diese Masse an Informationen und alle begleitenden Papiere oder Computerdateien zu sammeln und zu kontrollieren. Dies wird eine effektive Kommunikation mit anderen Abteilungen und externen Organisationen zu einer wichtigen Rolle für jeden in diesem Beruf machen.
Die Dokumente, die der Koordinator überwachen muss, können von internen Unternehmensabteilungen oder von externen Auftragnehmern und Kunden stammen. Er muss häufig Informationen mit mehreren verschiedenen Vorgesetzten überprüfen, um sicherzustellen, dass die Dokumentation korrekt ist, und er kann für die Erstellung und Verteilung von Kopien von Dokumenten an interne und externe Abteilungen verantwortlich sein. Der Dokumentenkontrollkoordinator hat die Aufgabe, Änderungen in der Modellierung und Konstruktion von Produkten zu verfolgen und Dokumente zur Bewertung und Überprüfung zu speichern und abzurufen. Darüber hinaus ist er möglicherweise für die Präsentation von Dokumentenkontrollinformationen gegenüber dem Management und den Kunden verantwortlich.
Der typische Arbeitstag eines Dokumentenkontrollkoordinators wird wahrscheinlich damit verbracht, Papier- und elektronische Dateien zu organisieren, zu katalogisieren und zu verfolgen. Er wird Zeit damit verbringen, sich mit anderen innerhalb seines eigenen Unternehmens sowie mit denen von externen Organisationen abzustimmen. Er kann einen Teil seines Tages damit verbringen, andere zu beaufsichtigen und in Bezug auf Richtlinien und Verfahren zur Dokumentenkontrolle zu schulen.