Ein Dokumentenkoordinator ist ein Geschäftsfachmann, der bei der ordnungsgemäßen Katalogisierung und Ablage verschiedener Arten von geschäftsbezogenen Dokumenten hilft. Diese Dokumente können Rechnungen, Kundenkorrespondenz, interne Memos und geschützte Dokumente und sogar Quittungen im Zusammenhang mit Forderungen oder Verbindlichkeiten umfassen. Neben der Organisation von Dokumenten zur Aufbewahrung und zum einfachen Abrufen kann ein Dokumentenkoordinator auch eng mit anderen im Unternehmen zusammenarbeiten, um bei der Zusammenstellung neuer Dokumente zu helfen, z.
Die allgemeinen Verantwortlichkeiten erfordern eine gründliche Kenntnis und Kenntnis der am Arbeitsplatz verwendeten Ablagesysteme. Dies umfasst sowohl die Methoden, die zum Organisieren und Ablegen von Papierkopien von Schlüsseldokumenten verwendet werden, als auch die Vorgehensweise beim Organisieren elektronischer Dokumente in einer Art virtuellem Repository, beispielsweise in geschützten Dateien auf einem Server. Zu diesem Zweck muss der Koordinator in der Lage sein, die Daten logisch zu organisieren, damit alle Dokumente bei Bedarf abgerufen werden können.
Andere Aufgaben im Zusammenhang mit der Arbeit eines Dokumentenkoordinators können das Codieren und Querverweisen von Dokumenten sowie deren Ablage in bestimmten Reihenfolgen und logischen Anordnungen sein. In einigen Fällen ist der Koordinator auch dafür verantwortlich, Anfragen zu in den Dokumenten gefundenen Daten zu verwalten und bei Bedarf das richtige Dokument oder den richtigen Dokumentensatz abzurufen. Die Pflege eines Master-Inventars darüber, welche Dokumente in diesem Inventar enthalten sind und wo sie gefunden werden können, ist ebenfalls eine Aufgabe, die üblicherweise einem Dokumentenkoordinator zugewiesen wird.
Da ein Dokumentenkoordinator mit elektronischen und gedruckten Dokumenten in Berührung kommen kann, die geschützte oder vertrauliche Informationen enthalten, ist die Sicherheitsfreigabe für diese Art von Arbeit oft recht hoch. Damit geht die Funktion des Koordinators etwas über den Bereich eines Aktenbeamten hinaus, der mit der Ablage von Dokumenten betraut werden kann, die nicht als vertraulich gelten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Einzelpersonen wie Führungskräfte als Koordinatoren fungieren und Dateisysteme erstellen und pflegen, insbesondere für die Führungskräfte, mit denen sie eng zusammenarbeiten.
Die Ausbildung zum Dokumentenkoordinator variiert je nach Aufgabenbereich, den der Arbeitgeber mit der Position verbindet. In einigen Fällen sind grundlegende Office-Kenntnisse, wie z. B. Kenntnisse im Umgang mit Computern, der Ablage von Dokumenten mit einem Standardablagesystem und die Fähigkeit, eine vorhandene Ablagestrategie zu verarbeiten und effektiv zu verfolgen, ausreichend. Auch Organisationstalent und logisches Denken sind bei dieser Art von Arbeit sehr hilfreich.