Jedes kommerzielle oder institutionelle Gebäude hat eine primäre Funktion oder Aktivität. Die Haupttätigkeit eines Krankenhauses ist beispielsweise die Behandlung medizinischer Patienten. Die Hauptfunktion einer Automobilmontagefabrik besteht darin, Autos und Lastwagen zu bauen. Verantwortlich für den effektiven Betrieb und die Instandhaltung dieser Gebäude ist der Facility Manager.
Der Facility Manager ist in den meisten Organisationen eine Stabsstelle. Die Aufgabe des Facility Managers besteht darin, die Hauptaktivitäten einer Organisation zu unterstützen und zu verbessern, indem er den Bewohnern eines Gebäudes oder Gebäudekomplexes eine optimale Umgebung und Unterstützungsdienste bietet. Erfolgreiches Facility Management integriert Menschen, Prozesse, Gebäude und Technik.
Facility Manager sind in einer Vielzahl von gewerblichen und institutionellen Gebäuden beschäftigt, darunter Kongresszentren, Industrie- und Bürokomplexe, Krankenhäuser, Hotels, Ferienanlagen und Flughäfen. Die vielfältigen und einzigartigen Bedürfnisse jedes Gebäudes erfordern Managementkompetenz in mehreren Disziplinen. Ein Krankenhausleiter kann zum Beispiel für so unterschiedliche Aufgaben verantwortlich sein wie den Wäscheservice und die Entsorgung von Gefahrstoffen, die Anschaffung und Installation einer neuen Heizungs- oder Klimaanlage (HLK) oder die Beauftragung von Asphaltreparaturen auf dem Parkplatz.
Die Aufsicht über Fragen der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes am Arbeitsplatz liegt in der Regel in der Verantwortung des Facility Managers. Zu diesen Aufgaben gehören Brandschutz, industrielle Emissionskontrolle, Alarmsysteme und Raumluftqualität. Vom Facility Manager wird erwartet, dass er sich mit den lokalen, regionalen und nationalen Sicherheitsgesetzen und -vorschriften auskennt. Andere Aufgaben des Facility Managements können die Verwaltung und Instandhaltung von Grundstücken, die Gebäudeautomation und das Management von Gebäudesystemen sowie den Umzug oder die Installation neuer Geräte und Möbel umfassen.
In der globalen Wirtschaft ist die Etablierung von Kompetenz- und Leistungsstandards und Benchmarks unabdingbar. Die International Facilities Management Association (IFMA) hat die Zertifizierung zum Certified Facility Manager (CFM) erstellt. Erklärte Ziele der IFMA sind die Sicherung der fachlichen Exzellenz, die Etablierung von Standards für die professionelle Praxis des Facility Managements, die Förderung des Wertes des professionellen Facility Managements und die positive Beeinflussung der zukünftigen Praxis des Facility Managements.
Um sich als CFM zu qualifizieren, muss ein Facility Manager einen Standard an Bildungserfolg und praktischer Erfahrung erfüllen. Außerdem muss er oder sie eine kompetenzbasierte Prüfung ablegen, mit der die Fähigkeiten einer Person an den etablierten Standards des Facility Managements gemessen werden sollen. Die Prüfung misst Kompetenz in neun Bereichen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Betrieb und Wartung, menschliche und Umweltfaktoren, Immobilienmanagement, Planung und Projektmanagement, Personalmanagement und Kommunikationsfähigkeiten.
Die Rolle der Facility Manager entwickelt sich ständig weiter. Von vielen Facility Managern wird auch erwartet, dass sie auf strategischer Ebene einen Beitrag leisten, indem sie das obere Management mit Informationen über die optimale Nutzung von Flächen versorgen und das obere Management bei Entscheidungen über Flächen und unterstützende Dienstleistungen beraten. Diese strategische Rolle unterstreicht den wachsenden Einfluss und die Bedeutung eines effektiven Facility Managements in der Weltwirtschaft.