Ein Front-Office-Agent ist eine Person, die die Aufgaben der Gäste in einem Hotelbetrieb übernimmt. Diese Art von Agenten müssen professionell sein und über solide zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Eine Fähigkeit zum Geldzählen zusammen mit starken organisatorischen Fähigkeiten sind auch in der Front-Office-Agentenrolle von entscheidender Bedeutung. Front-Office-Agenten müssen flexibel und pünktlich sein, ein hohes Verantwortungsbewusstsein mitbringen und bereit sein, als Bindeglied zwischen den Gästen und vielen anderen Abteilungen in Hotelbetrieben zu fungieren.
Eine wichtige Aufgabe eines Front-Office-Profis ist es, Gäste zu registrieren. Dabei geht es im Wesentlichen um die Anmietung von Räumen im Betrieb, die Zuweisung von Gästen zu bestimmten Räumen und die Förderung anderer Unternehmensleistungen. Mitarbeiter an der Rezeption müssen auch Fragen der Gäste beantworten und Beschwerden über Zimmer oder Dienstleistungen bearbeiten. Ein schnelles und effizientes Auschecken von Gästen, wenn diese abreisebereit sind, ist zusätzlich eine Anforderung, die Front-Office-Agenten erfüllen müssen. Aus diesem Grund sollte ein Front-Office-Agent wissen, wie man Industriegeräte wie einen Kreditkarten-Swiper und einen elektronischen Schlüsselautomaten verwendet.
Personen, die im Front Office arbeiten, müssen sich zusätzlich Zeit für die Kommunikation mit den Kunden nehmen. Sie sollten aktuelle und potenzielle Kunden über die Dienstleistungen ihrer Organisation und alle Angebote des Unternehmens informieren. Ein freundschaftlicher Dialog mit Kunden zu initiieren, um eine Beziehung zu ihnen aufzubauen, ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Front-Office-Agenten.
Der Umgang mit Geld ist auch ein wertvoller Teil einer Position als Empfangsdame im Frontgeschäft. Agenten, die im Front Office arbeiten, sind dafür verantwortlich, Zahlungen von Gästen nach Erledigung der Dienstleistungen nach korrekter Berechnung der Rechnungen einzuziehen. Darüber hinaus müssen sie sicherstellen, dass sie über einen ausreichenden Vorrat an Bargeld verfügen, um den Kunden bei Bedarf bei Finanztransaktionen Wechselgeld aushändigen zu können. Das Buchen von Gebühren auf Gastkonten für Produkte und Dienstleistungen wie Essen oder Zimmerservice ist ebenfalls eine Aufgabe des Front Office.
Auch die Mitarbeit bei diversen Aufgaben wie z. B. bei der Frühstücksausgabe gehört zur Arbeit im Frontbereich eines Hotelbetriebs. Darüber hinaus müssen Frontoffice-Agenten ständig auf die Sicherheit und das Wohlergehen der Gäste achten und jeden unsicheren Zustand sofort der Geschäftsleitung melden. Sogar die Dekoration eines Mehrzweckraums oder Konferenzraums für besondere Gastveranstaltungen gehört zum Berufsbild eines Front-Office-Agenten. Darüber hinaus sollten diese Agenten sicherstellen, dass der Hauptbereich der Gästelobby ordentlich bleibt, um die Gäste bequem empfangen zu können.