Es ist oft schwierig, die Aufgaben des Gästeservice-Vertreters vollständig zu beschreiben. Diese Personen müssen oft tun, was für einen Gast oder einen potenziellen Gast erforderlich ist, wenn dies erforderlich ist. Manchmal handelt es sich dabei um die Funktion anderer Mitarbeiter. Zu den Aufgaben, denen sie wahrscheinlich nachgehen werden, gehören die Beantwortung von Anfragen, die Bearbeitung von Beschwerden und die Unterstützung von Kunden bei Check-in-Prozessen.
Eine Person, die nach dieser Art von Arbeit sucht, kann bei einer Vielzahl von Arbeitgebern eine Anstellung finden. Dazu gehören Resorts, Fluggesellschaften und Casinos. Obwohl diese Positionen weit verbreitet sind, können die Verantwortlichkeiten selbst innerhalb derselben Branche sehr uneinheitlich sein.
Die Aufgaben eines Gästebetreuers werden in der Regel von mehreren Faktoren beeinflusst. Zunächst wird die Branche, in der eine solche Person beschäftigt ist, bestimmen, was sie tut. Die anderen Arten von Mitarbeitern, die von einem Unternehmen beschäftigt werden, können sich darauf auswirken, ob bestimmte Verantwortlichkeiten auf diese Person fallen oder nicht.
Trotz aller anderen Faktoren besteht eine der Hauptaufgaben einer Gästebetreuerin im Allgemeinen darin, positive Ansichten über das Geschäft, für das sie angestellt ist, zu vermitteln und zu helfen, diese Ansichten zu bewahren. Gäste und potentielle Gäste einer Einrichtung lernen häufig eine Person in dieser Position kennen, bevor sie Kontakt zu anderen mit der Einrichtung verbundenen Personen haben. In manchen Fällen wird eine Einrichtung erst durch den Gästebetreuer kennengelernt. Vor diesem Kontakt hat eine Person möglicherweise wenig oder keine Ahnung von einem Unternehmen, seinen Angeboten oder den Vorteilen, ein Kunde zu werden.
Da von einer Person in dieser Position oft verlangt wird, das Nötige zu tun, um einem Kunden zu gefallen, kann sie selbst dann in der Rolle anderer handeln, wenn die Positionen besetzt sind. Obwohl ein Unternehmen beispielsweise einen Verkäufer oder eine Verkaufsabteilung haben kann, ist es üblich, dass der Gästeservicemitarbeiter eine gewisse Rolle beim Verkauf des Unternehmens spielt. Dies könnte sein, indem man Kunden davon überzeugt, Reservierungen nicht zu stornieren, oder Personen, die Anfragen stellen, zur Nutzung eines Dienstes ermutigt. Vertreter haben oft die Befugnis, Anreize zu bieten und Geschäfte zu machen, die Menschen ermutigen, Kunden oder langfristige Kunden zu werden.
Ein Gästebetreuer muss in der Regel über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Dieser Job beinhaltet in der Regel eine erhebliche Menge an Interaktion mit Menschen. Einige sind möglicherweise an Helpdesks stationiert oder interagieren auf andere Weise mit den Kunden eines Unternehmens. Einige haben jedoch keine persönlichen interaktiven Rollen mit Kunden oder potenziellen Kunden. Stattdessen können sie ausschließlich per Telefon oder E-Mail kommunizieren.
Zu den weiteren üblichen Aufgaben dieser Art von Vertretern gehört es, Menschen beim Einchecken zu helfen und sicherzustellen, dass der Service, den sie erhalten, ihren Erwartungen entspricht. Diese Personen können dafür verantwortlich sein, Reservierungen zu ändern oder sicherzustellen, dass besondere Veranstaltungen ordnungsgemäß organisiert werden. In einigen Fällen ist es der Gästebetreuer, der Kundendateien verwaltet, die dazu dienen, sicherzustellen, dass die Kunden jedes Mal, wenn sie ein Geschäft besuchen, einen exzellenten Service erhalten.