Ein Mitarbeiter für den Patientenzugang registriert neue Patienten und stellt Informationen über die Einrichtung und ihre Richtlinien bereit. Je nach Größe der Einrichtung kann dieser Mitarbeiter eine einzelne Abteilung oder die gesamte Einrichtung vertreten. Patienten können sich bei Fragen oder Bedenken an Zugangsbeauftragte wenden, und das Personal arbeitet auch mit medizinischen Teams zusammen, um sicherzustellen, dass die Menschen über die Informationen verfügen, die sie für eine angemessene Versorgung benötigen. Für solche Positionen ist in der Regel eine gewisse kaufmännische Erfahrung erforderlich, und es kann hilfreich sein, mit der medizinischen Terminologie und dem Umfeld des Gesundheitswesens vertraut zu sein.
Wenn neue Patienten in einem Krankenhaus, einer Klinik oder einer ähnlichen Einrichtung ankommen, sammelt der Patientenzugangsbeauftragte deren demografische und Kontaktinformationen. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter eine Akte mit grundlegenden Informationen über den Patienten erstellen, einschließlich jeglicher Versicherungsdeckung oder Versicherungspolicen, für die der Patient möglicherweise Anspruch hat. Patienten erhalten auch Informationen zu Abrechnungs- und Rückzahlungsbedingungen sowie zu anderen Richtlinien der Einrichtung, über die sie möglicherweise Bescheid wissen müssen. Familienmitglieder und Freunde können Informationen zu Besuchszeiten, Geschenken, die an Patienten verschickt werden können, und damit zusammenhängenden Angelegenheiten erhalten.
In Notfällen, in denen Patienten eine sofortige Behandlung benötigen, haben die Mitarbeiter des Patientenzugangs möglicherweise keine Zeit, ein Aufnahmegespräch zu führen, oder der Patient ist möglicherweise nicht in der Lage, sich zu verständigen. Stattdessen können die Informationen von Familienmitgliedern und anderen Personen mit dem Patienten gesammelt werden. Brieftaschen können auf Identifizierung, medizinische Warnkarten und andere Dokumente überprüft werden, die für medizinisches Personal hilfreich sein können. Der Patientenzugangsbeauftragte startet eine Akte mit möglichst vielen Informationen und notiert eventuelle Datenlücken für die spätere Erfassung.
Zum Zeitpunkt der Entlassung können sich Patienten erneut mit dem Zugangsbeauftragten treffen. Patienten sollten eine Entlassungsdokumentation erhalten, die Informationen darüber enthält, wie sie sich zu Hause versorgen und was im Notfall zu tun ist. Der Beauftragte für den Patientenzugang geht dies durch, um sicherzustellen, dass der Patient es verstanden hat und sich bei Anzeichen von Komplikationen an die Einrichtung wenden wird. Darüber hinaus können Unterlagen zur Rechnung besprochen werden, mit Informationen darüber, wann die Rechnung fällig wird und wie das Krankenhaus die Abrechnung mit der Versicherung handhabt.
Gute Menschenkenntnisse sind hilfreich für einen Patientenzugangsbeauftragten, um mit Patienten und Mitgliedern ihres Pflegeteams zu kommunizieren. Auch die Detailgenauigkeit ist wichtig, insbesondere wenn es um die Erfassung von Informationen über Allergien und andere wichtige Aspekte des Patientenprofils geht. Außerdem ist es in der Regel erforderlich, schnell und genau tippen zu können und die Vertraulichkeitsgesetze einzuhalten, um die Privatsphäre der Patienten zu schützen.