Im medizinischen Bereich gibt es viele kaufmännische Positionen. Ein Betreuer für Krankenakten ist für die Organisation und Führung einer Krankenaktenabteilung verantwortlich. Er oder sie koordiniert alle Aktivitäten der Abteilungsmitarbeiter, einschließlich Ablage, Abrechnung, Codierung, Kundenservice und viele andere Projekte.
Ein Supervisor für Krankenakten kann Arbeitsschichten für Mitarbeiter einplanen, Mitarbeiter einstellen und Mitarbeiter schulen. Das Vorstellungsgespräch mit potentiellen Mitarbeitern ist ein Bestandteil des Jobs. Das Zuweisen oder Verschieben von Aufgaben und die Planung des Tagesgeschäfts eines Büros sind typische Aufgaben, die der Vorgesetzte wahrscheinlich erledigen wird. Er oder sie arbeitet normalerweise regelmäßig mit medizinischen Programmierern, medizinischen Rechnungsstellern und anderen Fachleuten im medizinischen Bereich zusammen.
Die Überwachung aller Mitarbeiteraufgaben ist ein grundlegender Bestandteil des Jobs als Supervisor für Krankenakten. Er oder sie muss sich bemühen, sowohl die Qualitätskontrolle als auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten. Obwohl sie in der Regel über ein Studium der Gesundheitsinformatik oder eine höhere Qualifikation verfügen, entwickeln Vorgesetzte oft eigene Strategien, um diese Aufgaben erfolgreich zu bewältigen.
Wie die meisten anderen medizinischen Jobs ist auch dieser mit einem ständigen Strom an Papierkram verbunden. Die Dokumentation der täglichen Aktivitäten, Beschwerden, Abwesenheiten von Mitarbeitern und andere Probleme werden täglich aufgezeichnet. Leistungsbewertungen für Arbeitnehmer werden regelmäßig durchgeführt. Vorgesetzte prüfen in der Regel Chartanalysen und andere Dokumente auf Fehler sowie Aktualität. Sie dokumentieren auch verschiedene Unregelmäßigkeiten, wie beispielsweise unvollständige Krankenblätter.
Wenn eine Krankenaktenabteilung mit einer Kundenbeschwerde konfrontiert wird, ist normalerweise der Betreuer der Krankenakten für die Bereitstellung einer Lösung verantwortlich. Solche Beschwerden können auf eine Verletzung des Health Insurance Portability and Accountability Act oder HIPPA zurückzuführen sein. Ein HIPAA-Verstoß kann zu ernsthaften rechtlichen Verfahren führen, daher sollte die Aufsichtsperson alles in ihrer Macht Stehende tun, um dies zu verhindern.
Abgesehen vom Ausfüllen von Formularen helfen die Betreuer der Krankenakten oft bei deren Erstellung oder Überarbeitung. Diese Entwicklungen oder Überarbeitungen können allgemeine Änderungen umfassen, neue Richtlinien oder Gesetze hinzufügen oder völlig neue Dokumente für neue Verfahren oder Ärzte erstellen. Sie sind häufig auch dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass die geltenden Gesetze des Bundes, der Länder und Behörden sowie die von Drittzahlern aufgestellten Vorschriften innerhalb einer Einrichtung befolgt werden.
Während eines Gerichtsverfahrens sind die Betreuer der Krankenakten manchmal für die Beweisführung verantwortlich. Sie können aufgefordert werden, Aussagen vorzulegen oder die Gültigkeit der betreffenden medizinischen Aufzeichnungen zu bestätigen. Innerhalb des Labors kann ein Supervisor für Krankenakten die diagnostischen Aufgaben, Aufzeichnungen und durchgeführten Transkripte beaufsichtigen.