Die Stellenbeschreibung und die Aufgaben eines Werbekoordinators sind je nach Unternehmen und Größe sehr unterschiedlich. Werbekoordinatoren in kleineren Firmen können eine erhöhte Verantwortung haben, indem sie in mehreren verschiedenen Aufsichtsfunktionen agieren, beispielsweise indem sie „viele Hüte tragen“. Beispielsweise kann eine Person, die in dieser Funktion in einer kleineren Agentur oder einem kleineren Unternehmen beschäftigt ist, sowohl der Art Director als auch der Koordinator sein. Vor allem aber unterstützen Werbekoordinatoren Marketingbemühungen und bringen Projekte zusammen, indem sie alles im Zeitplan halten und auf die Details achten.
Im Wesentlichen sind Koordinatoren in der Werbung in vielerlei Hinsicht Projektmanager. Sie koordinieren unterschiedliche Projektaktivitäten aus verschiedenen Abteilungen, damit ein Marketingprojekt mit allen seinen Komponenten termingerecht abgeschlossen wird. Wie ein Projektmanager wird von einem Werbekoordinator normalerweise erwartet, dass er Nachverfolgungen mit Kunden durchführt und Berichte über die Stärken und Schwächen der Endprodukte oder Ergebnisse erstellt, die als Informationen für zukünftige Projekte verwendet werden.
Werbekoordinatoren können die Details, die für eine Messebroschüre oder andere Marketingmaterialien benötigt werden, von der Verkaufsabteilung einholen und diese zu einem Texter und Art Director bringen. Sie können dann den Druck und die Produktion überwachen und möglicherweise die endgültige Kopie genehmigen. Ein Werbekoordinator ist oft ein Vorgesetzter, der einem Senior Account Executive oder Creative Director oder manchmal beiden unterstellt ist.
Der Koordinator kann Marketingassistenten beaufsichtigen, um Aufgaben für Werbeaktionen zu erledigen. Das Erstellen und Verteilen von Memos an verschiedene Abteilungen oder Niederlassungen ist oft eine regelmäßige Aufgabe von Werbekoordinatoren. Die tägliche Arbeit am Computer, um Marketingmaterialien zu bearbeiten oder die Verwendung von Bildern aus rechtlichen Gründen zu überprüfen, kann weitere Aufgaben des Werbekoordinators sein. Bei der Kommunikation mit Kunden beantworten Werbekoordinatoren ihre Fragen in der Regel per E-Mail und Telefon. Koordinatoren können auch von Angesicht zu Angesicht mit Kunden kommunizieren, insbesondere während Gruppentreffen, die in der Werbeagentur abgehalten werden.
Die Zusammenstellung von Marktforschungsinformationen sowie Grafiken oder Diagrammen für Werbekampagnen ist eine gemeinsame Aufgabe vieler Werbekoordinatoren. In dieser Funktion kann ein Werbekoordinator mit der Verkaufsabteilung eines Unternehmens zusammenarbeiten, um Print- oder Online-Marketing-Textprojekte abzuschließen. Er oder sie kann die erforderliche Arbeit von Nachwuchskräften beaufsichtigen, einschließlich der Ermittlung von Fakten und der Dateneingabe.
Der Verkauf von Werbeflächen ist eine Aufgabe, die einige Koordinatoren übernehmen können. Dies kann in Print-, Web- oder Broadcast-Form erfolgen. Je nach Unternehmen kann es sich bei der Werbefläche um eine Fachpublikation in der Branche des Kunden handeln.