Ein virtueller Assistent der Geschäftsleitung ist ein externer, in der Regel freiberuflicher Verwaltungsfachmann. Er oder sie führt die gleichen Verantwortlichkeiten und Aufgaben wie ein klassischer Verwaltungsassistent auf Führungsebene aus, mit einer großen Einschränkung. Virtuelle Assistenten, einschließlich der Assistenten für leitende Kunden, übernehmen alle Verwaltungs- oder Sekretariatsaufgaben, die keine physische Anwesenheit erfordern. Im Gegensatz zu herkömmlichen Assistenten der Geschäftsleitung arbeitet eine virtuelle Assistentin der Geschäftsleitung von einem entfernten Standort aus als unabhängiger Auftragnehmer für mehrere Führungskräfte und Kleinunternehmer gleichzeitig.
Die Hauptunterschiede zwischen einer traditionellen Assistentin der Geschäftsleitung und einer virtuellen Assistentin der Geschäftsleitung sind der Standort und die Arbeitsbeziehung zwischen der Geschäftsleitung und der Assistentin. Mit dem Aufkommen moderner Technologien, einschließlich E-Mail, Produktivitätssoftware und virtueller Besprechungsfunktionen, ist der geografische Standort kein Hindernis mehr. Assistenten können Meilen, sogar Kontinente, von den von ihnen vertretenen Führungskräften entfernt wohnen. Darüber hinaus ist die Beziehung zwischen der virtuellen Assistentin der Geschäftsleitung und der Führungskraft keine Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Beziehung, sondern eine zwischen Dienstleister und Kunde.
Laut Berufsverbänden wie der International Association of Administrative Professionals (IAAP) gibt es zwei Haupttypen von Verwaltungsassistenten. Traditionelle Sekretärinnen und Verwaltungsassistenten auf Einstiegsebene verwalten Aufgaben wie Kalender und Terminplanung, Vorbereitung von Druck- und mündlichen Mitteilungen, Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen, Reisevorbereitungen und Organisation von Besprechungsagenden und Begleitdokumenten. Im Vergleich dazu übernehmen Executive Assistants dieselben Aufgaben für Führungskräfte und Führungskräfte auf höherer Ebene und behalten auch höhere Verantwortungsebenen, wie z. B. das Treffen kleinerer geschäftlicher Entscheidungen im Namen der Führungskraft. Abhängig von der jeweiligen Position können Executive Assistants auch für eine Vielzahl anderer Aufgaben verantwortlich sein, darunter die Erstellung von Newslettern, die Aktualisierung von Online-Profilinformationen von Führungskräften oder die Pflege einer Website.
Nur wenige virtuelle Assistenten unterscheiden zwischen allgemeiner Amtshilfe und Verwaltungsunterstützung auf Führungsebene wie bei Verwaltungsfachleuten vor Ort. Vielmehr schließt ein virtueller Assistent als Kleinunternehmer einen Vertrag mit zwei oder mehr Kunden ab, um alle Unterstützungsdienste anzubieten, die der Geschäftsinhaber oder die Führungskraft benötigt. Die meisten Kunden suchen einen externen Assistenten, der in der Lage ist, in jeder unterstützenden Funktion zu dienen, einschließlich der Tätigkeit als virtueller Assistent der Geschäftsleitung. Spezialisierte Fähigkeiten, wie die Nutzung von Social-Media-Plattformen, das Erstellen komplexer Websites, die Buchhaltung und andere Fähigkeiten, sind bei virtuellen Assistenten üblich.
Jede virtuelle Assistenzpraxis bietet unterschiedliche Servicelevel, Tarife und Servicetypen basierend auf einem bestimmten Zielmarkt. Erfolgreiche virtuelle Assistenten verfügen über mehr als nur administrative Unterstützungsfähigkeiten. Marketingkenntnisse, die Verwaltung der Finanzen kleiner Unternehmen, die Fähigkeit, Projekte sowohl für den Assistenten als auch für Kunden auszulagern, sowie ein solides Verständnis von Social Media und ähnlichen aufkommenden Technologien sind unerlässlich. Die Preise für virtuelle Assistenten basieren in der Regel auf Stunden oder werden als Pauschalhonorare angeboten, ähnlich wie bei Buchhaltern und Juristen.