Betriebskosten sind Aufwendungen, die sich auf den Geschäftsbetrieb eines Unternehmens beziehen. Es kann sich auch auf die Kosten für den Betrieb eines bestimmten Geräts oder einer Niederlassung eines Unternehmens beziehen. Diese Kosten fallen normalerweise in zwei Kategorien, die als Fixkosten und variable Kosten bezeichnet werden, und ein Unternehmen kann mehr von einer Art als die andere haben.
Fixe Betriebskosten sind Ausgaben, die in der Regel gleich bleiben, unabhängig davon, ob das Unternehmen oder das Gerät inaktiv oder voll ausgelastet ist. Beispiele für solche Aufwendungen sind Mitarbeitergehälter und Maschinenleasinggebühren. Dabei sind Gehälter von Stundenlöhnen zu unterscheiden.
Flexible Ausgaben werden als variable Betriebskosten bezeichnet. Diese Kosten schwanken aufgrund verschiedener Faktoren. So kann beispielsweise Geld, das auf Stundenlöhne ausgezahlt wird, angepasst werden, indem die Arbeitszeit variiert wird.
Die Betriebskosten sind nicht länderspezifisch, obwohl die tatsächlichen Kosten von einem Land zum anderen oder sogar von einem Standort zum anderen variieren können. Innerhalb einer Branche können die Ausgaben sehr unterschiedlich sein. Es ist jedoch schwierig, ein Unternehmen zu finden, das keine dieser Kosten hat. Selbst Internet-Unternehmen, bei denen die Betriebskosten oft gesenkt werden können, ist es fast unmöglich, sie vollständig zu eliminieren.
Die Berechnung der Betriebskosten gilt als wesentlich für eine solide Unternehmensplanung. Wenn diese Kosten nicht ordnungsgemäß budgetiert werden, kann ein Unternehmen nachteilig beeinflusst werden. Mangelnde Planung erhöht das Risiko, dass ein Unternehmen nicht über ausreichende Mittel verfügt, um ordnungsgemäß zu funktionieren.
Da es sich bei einigen Kosten um Fixkosten handelt, sollten mögliche Betriebsunterbrechungen oder wirtschaftliche Rückgänge berücksichtigt werden. Diese Verpflichtungen können im Allgemeinen nicht aufgeschoben werden, bis ein Unternehmen es für zweckmäßig hält, sie zu bezahlen. Fixe Betriebskosten werden normalerweise in einem Zahlungsplan festgelegt und müssen entsprechend bezahlt werden, damit das Unternehmen eine gute Kreditwürdigkeit behält.
In die Kategorie der variablen Betriebskosten fallen Aufwendungen, die nur gelegentlich anfallen. Die Instandhaltung von Immobilien und die Reparatur von Geräten sind hierfür Paradebeispiele. Über diese Ausgaben kann nur schwer spekuliert werden, daher kann ein Unternehmensberater oder Berater für solche Aufgaben eingesetzt werden. Viele Unternehmen finden es auch von Vorteil, ein Budget für Nebenkosten beizubehalten.
Die Anlaufkosten werden in der Regel nicht in die Betriebskosten eingerechnet. Ausgaben im Zusammenhang mit der Gründung eines Unternehmens, wie z. B. die Eintragung des Namens einer Gesellschaft, werden in der Regel nur einmal bezahlt. Andere Anlaufkosten, wie z. B. Gebühren für die Installation von Geräten, können sich wiederholen, aber die Zahlungen sind in der Regel zum Zeitpunkt der Betriebsaufnahme des Unternehmens abgeschlossen.