Vertragsmanagement ist ein hektischer Prozess, der Liebe zum Detail und die Fähigkeit erfordert, Informationen aus verschiedenen Teilen eines Projekts zu verarbeiten, um sicherzustellen, dass die Vertragsanforderungen erfüllt werden. Einige der besten Strategien erfolgreicher Vertragsmanager lassen sich als Systematisieren, Nachverfolgen, Bewerten und Erkennen (STAR) zusammenfassen. Die Verwendung einiger der Strategien, die unter diese Kategorien fallen, wird die Verwaltung rationalisieren und einem Vertragsmanager helfen, die offensichtlichsten Fallstricke zu vermeiden.
Manager sollten die Verwaltung des Vertrags systematisieren. Erstellen Sie entweder ein einzigartiges System mit einer benutzerdefinierten Datenbank für die Handhabung von Details oder kaufen Sie ein kommerzielles Softwarepaket für das Vertragsmanagement. Alle relevanten Unterlagen sollten sowohl elektronisch als auch in Papierform eingereicht werden. Finden Sie eine komfortable Möglichkeit, Kontakte und Korrespondenz mit dem passenden Vertrag zu verknüpfen. Ziel ist es, einen wiederholbaren Prozess für die Vertragsverwaltung zu schaffen, der in verschiedenen Situationen und von verschiedenen Personen verwendet werden kann.
Meilensteine, Ergebnisse und Kosten sollten genau verfolgt werden. Diese drei Kategorien sind der Kern des Vertragsmanagements. Meilensteine sollten als Ereignisse in einem Kalender mit Benachrichtigungen vermerkt werden, um sie im Gedächtnis zu behalten. Die Ergebnisse sollten mithilfe eines Berichtssystems definiert und überwacht werden, das Informationen von den am Projekt beteiligten Mitarbeitern sammelt und diese in einen schriftlichen Nachweis über die Erfüllung der Ergebnisse zusammenfasst. Die Kosten sollten so oft wie möglich nachverfolgt und dem Projektbudget angepasst werden.
Wichtig ist auch die persönliche Einschätzung des Projektstatus in Bezug auf den Vertrag. Der Aufbau enger Beziehungen zum Projektmanager und den wichtigsten Mitarbeitern, die dem Vertrag zugewiesen sind, kann diese dazu bringen, den Status der Arbeit wahrheitsgetreu zu beurteilen. Außerdem sollten Besuche vor Ort durchgeführt werden, um den Status des Projekts zu bestätigen. Eine professionelle und konsistente Kommunikation mit allen Projektbeteiligten, insbesondere dem oberen Management und den Kundenkontakten, trägt dazu bei, dass jeder den Projektstatus klar versteht. In der Regel ist es hilfreich, ein Projekt-Update oder einen Newsletter zu erstellen, der regelmäßig verbreitet wird.
Alle Projekte haben die Fähigkeit, aus den Fugen zu geraten, und der Schlüssel ist, dies zu erkennen, bevor es passiert. Mit einem guten Vertragsmanagementsystem werden Warnsignale in Bezug auf Meilensteine, Leistungen und Kosten auftauchen. Wenn die Beziehungen zu den Linienmitarbeitern stark sind, werden Gerüchte über Probleme vor Ort durchsickern. Alle Bedenken sollten in den regulären Kommunikationsfluss einfließen und das Management sollte informiert werden. Alle Verträge verfügen über ein Verfahren zum Umgang mit unvorhergesehenen Umständen, und Anträge auf Vertragsänderungen sollten gestellt werden, bevor eine Krise eintritt.